Kvitteringen trenger sammenheng
Et bilde av en kvittering forklarer ikke nødvendigvis hvem som reiste eller hvilket prosjekt kostnaden gjaldt. Registrer betaler, dato, formål, deltakere der det er nødvendig, beløp, valuta og prosjekt. Begrens personopplysningene til det som faktisk trengs.
Et tenkt fotooppdrag har transport på 1 200 kroner og hotell på 1 800. Oppdragets bestilling gir en ramme på 2 500. Før refusjon må ansvarlig avklare overskridelsen på 500, ikke bare godkjenne begge kvitteringene fordi de ser ekte ut.
Sorter grunnlaget riktig
| Hendelse | Hva som avklares |
|---|---|
| Personen har betalt en kostnad | Originaldokumentasjon og refusjonsgrunnlag |
| Virksomheten har betalt | Kostnad og prosjekt, uten ny refusjon |
| Avtalt reisegodtgjørelse | Riktig grunnlag og gjeldende behandling |
| Privat del av reisen | Tydelig avgrensning før godkjenning |
Skatte- og lønnsmessig behandling må vurderes etter aktuell ordning og faktiske forhold. Denne guiden gir ingen generelle skattefrie satser.
Hindre dobbel betaling
Bruk en referanse på utlegget og marker hva som er refundert. Kontroller virksomhetens korttransaksjoner før personlige refusjoner godkjennes. Den samme hotellkvitteringen skal ikke betales både direkte og som utlegg.
Avtal en rutine for manglende dokumentasjon. Ikke erstatt kvittering med et tilfeldig regnearkbeløp uten faglig avklaring. Lukk åpne reisesaker før prosjektet avsluttes.
Les bemanning og duplikatkontroll.