Bestem hva du vil forbedre
Begynn med grunnen til byttet. Er det vanskelig å få en forklaring på tallene? Kommer rapportene etter at beslutningene er tatt? Eller bruker du mye tid på oppgjørsfiler som ingen har et tydelig ansvar for?
Skriv tre konkrete behov. For et forlag kan det være kontrollert distribusjonsoppgjør, forskudd per verk og et månedlig resultat før nye opplag bestilles. For et produksjonsselskap kan det være godkjent lønnsgrunnlag, prosjektprognose og likviditet frem til siste milepæl. Bruk behovene når du vurderer et tilbud.
Finn et tydelig overtakelsespunkt
Avtal siste periode hos tidligere regnskapsfører og første periode hos den nye. Skriv også hvem som håndterer sene fakturaer, korrigerte rapporter og årsoppgjøret. Det er disse overgangspostene som lett blir sendt frem og tilbake.
Du trenger ikke vente til alle gamle avvik er løst for å starte dialogen om et bytte. Men avvikene må ha en beskrivelse, et beløp der det er kjent og en ansvarlig. Da blir det mulig å prise oppryddingen og holde den adskilt fra ny løpende drift.
| Det som skal følge med | Hva det må forklare |
|---|---|
| Regnskapsdata og bilag | Hva som er behandlet og hvor grunnlaget finnes |
| Bank og åpne poster | Hva som er avstemt, betalt og utestående |
| Leverandører og kunder | Riktige parter og nødvendige referanser |
| Lønn og personalgrunnlag | Siste behandlede periode og åpne endringer |
| Prosjekter | Fremdrift, bestilt rest og uavklarte kostnader |
| Systemtilgang | Hvem som eier kontoer, eksport og integrasjoner |
Ta med bransjesaldoene
Forlag og medier
Be om en oversikt over aktive abonnementsperioder, leverte utgaver, forskudd per verk og siste godkjente royaltyavregning. Distribusjonssaldoen må vise hvilke rapporter som er kontrollert og hvilke beløp som ennå ikke er betalt. En totalsum på «forfatterforskudd» er lite nyttig hvis ingen kan knytte den til avtaler og verk.
Produsenter og skapende virksomhet
Overfør kundeordre, milepæler, leveringsstatus og kostnader som er bestilt, men ikke fakturert. Rettighetsinntekter som kommer etter prosjektet, trenger en eier også når prosjektnummeret er avsluttet. Har du verk i kommisjon eller utstyr hos andre, skal plassering og økonomisk grunnlag kunne forklares.
Kulturinstitusjoner
Behold vedtak, godkjente budsjettversjoner, vilkår og status på rapportering for hver finansieringskilde. Skill bank fra fri ramme. Aktive lån, planlagt returtransport, magasinforpliktelser og nødvendige driftsavtaler skal ikke forsvinne i overgangen.
Et tenkt bytte ved månedsskiftet
Et produksjonsselskap overtar ny rutine fra april. Tidligere regnskapsfører behandler mars og dokumenterer avstemmingen. Ny regnskapsfører tar april og senere. En leverandør sender i april en faktura for arbeid på et gammelt prosjekt.
Planen må svare på hvor fakturaen leveres, hvem som bekrefter arbeidet og hvordan den påvirker prosjektgrunnlaget. Bruk én avtalt mottaksrutine; videresending til begge parter skaper lett dobbel behandling. Eventuell regnskapsmessig korreksjon av tidligere periode vurderes av ansvarlig regnskapsfører på grunnlag av dokumentasjonen.
Før første nye rapport godkjennes, kontrollerer dere et utvalg fra avtale til bank. Velg et prosjekt med milepælsbetaling og et oppgjør med fradrag. Da prøves både tall og arbeidsdeling.
Regnskapsførerbytte er ikke automatisk systembytte
Behold systemet hvis det gjør jobben og kan gi nødvendig tilgang og grunnlag. Hvis systemet også skal byttes, lag en egen migreringsplan med prøveimport og kontrollsummer. Regnskapsbyttet og dataflyttingen trenger hver sin godkjenning.
Ved spørsmål om utlevering er det viktig å skille virksomhetens eget regnskapsmateriale og data fra dokumentasjon av arbeid regnskapsføreren har utført. Finanstilsynet forklarer dette skillet. La ny regnskapsfører hjelpe med å avklare hvilket grunnlag som trengs.
Spør om dette i tilbudet
- Hvem håndterer løpende regnskap, lønn og årsoppgjør?
- Hvilken dokumentasjon og hvilke frister gjelder for din del av arbeidet?
- Hvem kontrollerer royalty, distribusjonsoppgjør eller tilskuddsgrunnlag?
- Hva er oppstart eller opprydding, og hva er løpende leveranse?
- Hvordan blir avvik fulgt opp, og hvem får spørsmålene?
- Hvilke rapporter får du, og hva må være klart før de kan brukes?
Kontakt Semor om et bytte. Det holder å starte med dagens system og hva du vil forbedre. Regnskapstjenestene leveres gjennom Aiak AS.