Flytt det driften faktisk trenger
Lag en oversikt over aktive data, historikk som skal være tilgjengelig og åpne forhold som må videreføres. Det kan være uavregnet forskudd, aktive abonnement, returforpliktelser, tilskuddsrest eller bestilt arbeid.
Et systembytte som bare kopierer kundelisten, kan miste leveranseansvaret. Et som kopierer alt uten vurdering, kan gi unødvendig persondata og gamle feil i nytt system.
Avtal skjæringspunktet
| Del | Beslutning |
|---|---|
| Siste behandling i gammelt system | Dato, periode og ansvarlig |
| Eksport | Format, innhold og originalkopi |
| Rensing | Regler og endringsliste |
| Import | Prøvekjøring og avviste poster |
| Godkjenning | Summer, antall og koblinger |
| Ny drift | Hvem håndterer etterslep og korreksjoner? |
Kontroller mer enn totalen
En totalsum kan stemme selv om to verk har byttet inntekt. Sammenlign antall, beløp og relasjoner per relevant dimensjon. Velg stikkprøver med kompliserte forhold, som forskudd med delvis motregning og abonnement med pause.
Bevar kobling mellom gammel og ny identifikator. Ikke slett gamle referanser før historiske rapporter og fremtidige rettelser kan håndteres.
Lag en plan for senankomne fakturaer og korrigerte rapporter. De skal behandles ett sted etter avtalt rutine, ikke tilfeldig i begge systemene.
Før gammel tilgang avsluttes, kontroller eksport, dokumentasjon og nødvendige lesemuligheter. Oppbevaringskrav og avtaler vurderes for virksomhetens faktiske materiale.
Les filimport og leverandørexit.
En enkel kontrollpakke før oppstart
Ta ut kontrollsummer fra gammel løsning med dato og definisjoner. Sammenlign kundeantall, aktive avtaler, åpne beløp og relevante prosjektsaldoer etter import. Lag en avviksliste for forventede forskjeller, eksempelvis avsluttede dublettkunder som er slått sammen etter godkjenning.
Kontroller deretter relasjoner med stikkprøver: én kunde med flere abonnement, ett verk med flere utgaver, ett prosjekt med flere finansieringskilder og én korrigert avregning. Det er ikke nok at hvert register isolert har riktig antall rader.
Avklar et kort tidspunkt for beslutning om oppstart. Den som godkjenner, må kjenne vesentlige avvik og nødprosedyren. Hvis leveranser fortsetter under overføringen, må hendelser i overgangsvinduet registreres i en egen liste og behandles etter godkjent plan. Ellers kan en vellykket migrering likevel miste transaksjonene som kom mellom eksport og ny drift.