Eksportkravet hører hjemme før avtalen inngås
Avklar hva dere kan hente ut, i hvilket format, med hvilke vedlegg og til hvilken kostnad. Rapporter som PDF kan være nyttige dokumenter, men erstatter ikke alltid strukturerte data som trengs i nytt system.
Et tenkt abonnementsbytte krever kunder, aktive perioder, betalingsreferanser, pauser og gjenstående leveranser. En ren adresseliste er ikke full overtakelse. Et distributørbytte kan i tillegg ha avregninger som kommer etter avsluttet salgsperiode.
Gjennomfør avslutningen i riktig rekkefølge
- Kartlegg data, avtaler og åpne økonomiske forhold.
- Ta prøveeksport og kontroller format, antall, summer og koblinger.
- Avtal skjæringsdato og håndtering av sent etterslep.
- Test import eller lesetilgang i ny løsning.
- Bekreft nødvendige rapporter og dokumentasjon.
- Avslutt tilganger og avtal videre håndtering hos leverandøren.
Ikke glem det som kommer senere
Royalty, returer, kreditnotaer og tilskuddsspørsmål kan følge gamle perioder. Avklar hvem som mottar dem og hvordan de kobles til historikken. En oppsagt konto må ikke stoppe nødvendig etteroppgjør uten en plan.
Ved personopplysninger må tilbakelevering, sletting og eventuelle plikter til videre oppbevaring vurderes etter avtale og regelverk. Be om nødvendig bekreftelse, og begrens videre tilgang til oppgaven som gjenstår.
Behold en avslutningslogg med dato, eksportversjon, godkjenning og åpne saker. Da blir det tydelig når leverandørbyttet faktisk er ferdig.
Les migrering og overlevering.