Begynn med oppgavene som snart forfaller
Lag en kalender for kommende oppgjør, fornyelser, lønnsgrunnlag og rapporter. Marker hvem som overtar og hva som fortsatt er uavklart. En mappe med dokumenter er ikke tilstrekkelig hvis ingen vet hvilken kontroll som må gjøres først.
Bruk en gjennomførbar overleveringspakke
| Innhold | Slik bekreftes det |
|---|---|
| Kontoer og fullmakter | Ny ansvarlig kan logge inn via egen identitet |
| Avtaler og frister | Neste forfall og oppsigelsesdato er kjent |
| Åpne avvik | Beløp, årsak og neste handling har eier |
| Rutiner | Ny ansvarlig gjennomfører én representativ kontroll |
| Leverandørkontakter | Virksomheten har kjent kontaktkanal |
Ikke send passord i en vanlig e-post. Bruk organisasjonens avtalte metode for sikker tilgangsoverføring og oppdater gjenopprettingskanaler.
Prøv overtakelsen
La ny ansvarlig avstemme ett oppgjør, finne ett avtalegrunnlag og forklare ett åpent prosjekt. Den avtroppende kan støtte, men skal ikke være den eneste som faktisk utfører handlingene. Testen avdekker ofte hull i dokumentasjonen.
Ved bytte av kasserer i en ideell institusjon må styret bekrefte fullmakter og ansvar. Ved bytte av ekstern leverandør må data, tilgang og åpne oppgaver følge en egen avslutningsplan.
Avslutt gamle rettigheter når overtakelsen er bekreftet. Bevar nødvendig historikk uten å la en tidligere rolle beholde unødvendig innsyn.
Se tilgang og lederrapport.