Begynn med beslutningsagendaen
En forlagsleder må kanskje bestille nytt opplag. En produsent må vurdere en ekstra opptaksdag. Et museumsstyre må prioritere bundne og frie midler. Rapporten bør svare på disse spørsmålene før den viser en lang liste regnskapstall.
En kort rapport kan ha fire deler
| Del | Konkret innhold |
|---|---|
| Drift | Inntekt og kostnad med forklaring på viktigste avvik |
| Leveranse | Prosjektfremdrift, bestilt rest og sluttprognose |
| Penger | Disponibel likviditet og kommende store betalinger |
| Beslutninger | Forslag, konsekvens og navngitt ansvarlig |
Skill faktisk resultat fra prognose. Merk manglende rapporter og usikre beløp. En presis forklaring er mer nyttig enn et tall med to desimaler som bygger på ufullstendig grunnlag.
Bruk relevante mål
Forlag kan følge netto salg og retur per utgave. Produksjonsvirksomhet kan følge sluttmargin og resttimer. Institusjoner kan følge ressursbruk, finansiert aktivitet og publikumsleveranse. Ingen av disse målene beviser kvalitet alene.
Et tenkt museum har flere gratis skolebesøk og lavere billettinntekt. Rapporten bør vise både finansiert formidlingsoppgave og konsekvensen for likviditet. «Lavere inntekt» forklarer ikke alene om tiltaket var en feil beslutning.
Bevar definisjonene og forklar endringer. Når en fordelingsnøkkel byttes, bør ledelsen se hvor mye av resultatendringen som kommer fra modellen.
Avslutt hvert vesentlig avvik med neste handling og dato. Ellers blir samme problem presentert på nytt uten at noen eier løsningen.
Se felleskostnader og likviditet.