Begynn med hvorfor dere fordeler
En fordeling kan brukes til prising, intern styring eller rapportering til en finansieringskilde. De tre formålene trenger ikke samme nøkkel. Avklar grunnlag og dokumentasjon før tallene tas inn i prosjektmarginen.
Et tenkt studio har 90 000 kroner i felles driftskostnader. En intern modell fordeler etter registrerte produksjonstimer: prosjekt A bruker 60 prosent og B 40 prosent. Fordelingen blir 54 000 og 36 000. Kontroller fordelingsgrunnlaget mot vedtaket før kostnaden tas med i en tilskuddsrapport.
Velg en nøkkel som ligner ressursbruken
| Kostnad | Mulig vurderingsgrunnlag |
|---|---|
| Produksjonsrom | Avklart brukstid eller kapasitet |
| Felles redaksjon | Relevant arbeidsinnsats |
| Magasin | Egnet plassmål og institusjonens modell |
| Administrasjon | Dokumentert modell som passer beslutningen |
Omsetning er ikke alltid et godt mål på ressursbruk. Et lite tilskuddsprosjekt kan kreve mye administrasjon, mens en stor lisensinntekt kan ha få direkte timer.
Bevar både før og etter
Vis prosjektbidrag før felleskostnader og resultat etter valgt fordeling. Da kan ledelsen se om problemet ligger i leveransen eller i samlet kapasitet. Ikke fordel samme kostnad fullt ut flere ganger.
Godkjenn modellen med periode og eier. Når nøkkelen endres, forklar effekten på sammenligningen fremfor å presentere endringen som en reell forbedring i driften.
Se timegrunnlag og lederrapport.