Start med penger som faktisk kan brukes
Bruk bankbeholdning som utgangspunkt, men vis midler som er bundet til bestemte tiltak separat. Et museum med flere finansieringskilder og en produsent med én kunde trenger ikke samme modell. Begge trenger datoer, bekreftede beløp og oversikt over hva som er usikkert.
En enkel plan kan ha én kolonne per uke frem til de store utbetalingene er passert, og deretter måneder for resten av perioden. Velg detaljnivå etter hvor tett regningene kommer. En månedssum kan skjule at lønnen forfaller før kunden betaler i samme måned.
Et tenkt produksjonsprosjekt
Prosjektet starter med 80 000 kroner disponibelt. Kunden betaler 100 000 i første uke. Lønn og leverandører krever til sammen 220 000 før en ny milepælsbetaling på 120 000 kommer i uke fem. Legg også inn øvrige forfall når planen brukes for virksomheten.
| Uke | Inngående disponibelt | Innbetaling | Utbetaling | Utgående |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 80 000 | 100 000 | 50 000 | 130 000 |
| 2 | 130 000 | 0 | 70 000 | 60 000 |
| 3 | 60 000 | 0 | 60 000 | 0 |
| 4 | 0 | 0 | 40 000 | −40 000 |
| 5 | −40 000 | 120 000 | 20 000 | 60 000 |
Planen viser et behov på 40 000 kroner i uke fire. Det forsvinner ikke av at uke fem ser positiv ut. Hvis betalingen i uke fem også blir forsinket, må planen vise hvor lenge og hvor stort behovet blir.
Skill sikre og usikre innbetalinger
En signert avtale med betalingsdato gir et annet grunnlag enn forventet billettsalg. En innvilget støtte med rapportavhengig sluttbetaling er forskjellig fra en søknad. Før en status per linje: bekreftet, forventet eller uavklart. Beskriv hva som må skje før pengene kommer.
Ved milepælsbetaling skal leveransen og godkjenneren være identifisert. Hvis kunden må godkjenne en prøve før fakturering, ta med tiden til både godkjenning og betalingsfrist. Se milepæler.
Velg tiltak før kontoen er tom
| Mulig tiltak | Hva du må avklare |
|---|---|
| Endret betalingsplan | Kundens godkjenning og hvilken leveranse betalingen gjelder |
| Flytte en bestilling | Effekt på leveringsdato, kapasitet og leverandørvilkår |
| Leie fremfor kjøp | Samlet kostnad, tilgjengelighet og periode |
| Dele produksjonen i faser | Hva som kan leveres og betales separat |
| Tilføre finansiering | Faktisk tilgjengelighet, kostnad og tilbakebetaling |
Ikke bruk øremerkede institusjonsmidler som generell reserve uten at grunnlaget tillater det. Ikke legg inn utsatte leverandørbetalinger som løsning før det er avtalt. Planen skal vise faktiske beslutninger, ikke ønsketenkning om at alle andre venter.
Sesong: se også tiden etter siste besøk
Billettinntekten kan være høy i sommermånedene, mens nødvendig bemanning, magasin og vedlikehold fortsetter. Ta med lavsesongkostnader og allerede bestilt arbeid før en god sesong tolkes som fri kapital.
Et årskortsalg gir penger ved kjøp, men rettigheten gjelder over tid. En stor utstilling kan ha returtransport og nedrigging etter at billettsalget har stoppet. Disse betalingene skal stå i planen fra start.
For tilskuddsfinansierte tiltak bør fri driftslikviditet og prosjektmidler vises separat. Øremerkingsguiden har et eksempel med flere prosjekter og delt personalkostnad.
Oppdater samme plan som ledelsen bruker
Ny bestilling, endret leveranse og godkjent tillegg skal oppdateres samtidig med prosjektprognosen. Et tillegg kan øke marginen og likevel kreve mer penger først. Filmbudsjettet viser dette regnestykket.
Avstem inngående bank, kontroller hvilke forfall som er endret og marker hva som faktisk er betalt. Behold en kort beslutningsliste med ansvarlig. Da blir ukens oppdatering en kontroll av reell fremdrift, ikke en ny versjon av samme gjetning.
Kontakt Semor om du vil få regnskap, åpne poster og prosjektbetalinger inn i en plan som kan oppdateres løpende.