Banksaldo er ikke disponibel ramme
En institusjon kan ha penger på konto som er bundet til et bestemt tiltak. Lag et finansieringsregister med vedtak, periode, vilkår, utbetalinger, rapportkrav og ansvarlig. Knytt prosjektkostnader til vedtaket med en dokumentert fordelingsregel.
Et tenkt tiltak har mottatt 250 000 kroner. Det er bokført 120 000 i relevante kostnader og bestilt ytterligere 80 000. Operativt gjenstår da 50 000 før nye bestillinger, selv om bankbeholdningen ser høyere ut. Regnskapsmessig behandling må vurderes særskilt.
| Oversikt | Hvorfor den trengs |
|---|---|
| Tildelt og akseptert | Viser godkjent finansiering |
| Utbetalt og gjenstående utbetaling | Gir kontantplan |
| Brukt og bestilt | Viser ressursbinding |
| Godkjent endring | Forklarer avvik fra opprinnelig plan |
| Rest og avslutningskrav | Hindrer at bundne midler brukes på annen drift |
Samme ansatte, flere finansieringskilder og billettinntekter
Et museum gjennomfører to prosjekter ved siden av ordinær drift. Én ansatt har i en måned 160 dokumenterte timer: 60 på prosjekt A, 40 på prosjekt B og 60 i ordinær drift. En intern kostnadsmodell bruker månedens relevante personalkostnad på 80 000 kroner. Fordelingsgrunnlaget dokumenteres sammen med prosjektets timelister og vedtak.
| Aktivitet | Timer | Andel | Fordelt personalkostnad |
|---|---|---|---|
| Prosjekt A | 60 | 37,5 % | 30 000 kr |
| Prosjekt B | 40 | 25 % | 20 000 kr |
| Ordinær drift | 60 | 37,5 % | 30 000 kr |
| Sum | 160 | 100 % | 80 000 kr |
De samme timene skal ikke brukes fullt ut i begge prosjekter. Prosjektleder bekrefter faktisk aktivitet, lønnsansvarlig bekrefter kostnadsgrunnlaget og økonomi kontrollerer at fordelingen summerer til totalen. Vilkårene avgjør om beregningsmåten kan brukes i rapporten til finansieringskilden.
Kostnad og finansiering er to forskjellige tabeller
Prosjekt A har samlet dokumentert kostnad på 95 000 kroner. I den avklarte finansieringsplanen dekkes 60 000 av tilskudd, 25 000 av opptjente billettinntekter og 10 000 av egne midler. De 30 000 i personalkostnad er del av de 95 000, ikke en ekstra finansieringskilde.
Billettinntektene avstemmes fra salgsrapport til oppgjør og bank. En forventet billettinntekt på 25 000 er ikke det samme som dokumentert opptjent beløp. Hvis bare 20 000 kommer inn i grunnlaget, viser finansieringsplanen et gap på 5 000 som må håndteres. Flytt ikke dette automatisk til tilskuddskilden uten at vilkårene og en eventuell endring er avklart.
Hva er fritt disponibelt i banken?
En bankbeholdning på 250 000 kroner kan i et annet tidspunktseksempel bestå av 80 000 bundet til prosjekt A, 70 000 til prosjekt B og 100 000 i ordinære midler. Har ordinær drift 50 000 i kommende betalinger, gjenstår 50 000 i det enkle likviditetsbildet før nye beslutninger. Rest i banken, ubundet prosjektbudsjett og fri driftslikviditet er tre ulike tall.
Koble billettoppgjøret og timegrunnlaget til samme prosjektoversikt. Da kan rapporteringen forklare både hva institusjonen gjorde og hvordan det ble finansiert.
Vurder endringer før pengene flyttes
For støtte fra Kulturrådet beskriver Kulturdirektoratets mottakerveiledning hvordan vesentlige endringer må håndteres. Les alltid eget vedtak for den aktuelle ordningen. Ikke generaliser en godkjenning fra et tidligere prosjekt.
Før månedsmøtet bør prosjektleder og økonomi sammen bekrefte rest, forventet sluttkostnad og uavklarte spørsmål. Navngi hvem som skal kontakte tilskuddsgiver, og bevar svaret sammen med budsjettversjonen.
Les tilskuddsrapporten og likviditet.
Avstem finansieringskildene uten dobbeltdekning
Et tiltak med flere kilder trenger en fordelingsoversikt, ikke bare flere inntektslinjer. For hver kostnadsgruppe vises total kostnad, avtalt finansieringsandel og eventuell egenfinansiering. Kontroller at samlet fordeling ikke overstiger det som faktisk skal dekkes, og at fordelingen følger vilkårene.
Anta en dokumentert kostnad på 100 000 kroner. En avklart modell knytter 60 000 til kilde A og 40 000 til egne midler. Hvis kilde B senere bekrefter finansiering, kan den ikke automatisk legges på toppen som ytterligere dekning av samme kostnad. Prosjektansvarlig må avklare finansieringsplan og vilkår før modellen endres.
Vis også forskjellen mellom rest i tildelingen og ubundet bestillingsrom. Midler kan være utbetalt, men allerede bundet i bestillinger. Begge tallene er nyttige, så lenge de har klare navn og kan forklares hver for seg.