Årsplan for kulturinstitusjonen med folk og finansiering
Årsplanen skal romme både det institusjonen må gjøre og det den ønsker å utvikle. Se oppgaver, folk og penger sammen før nye aktiviteter legges til.
Guider for hverdagen
Drift og økonomi for kulturinstitusjoner
Samle årsplan, fagoppgaver, publikum og finansiering. Finn hjelp til både den løpende driften og tiltakene som skal gjennomføres.
En plan for fagoppgaver, publikum og penger
Samlinger skal følges opp også når dørene er stengt. Åpningstid og formidling krever folk, og et tilskudd kan være bundet til en bestemt oppgave. Her finner du hjelp til å planlegge året, gjennomføre tiltak og følge pengene uten å miste det langsiktige driftsbehovet.
Begynn med årsplanen
Årsplan for kulturinstitusjonen kobler oppdraget til folk, kapasitet og budsjett. Bruk lederrapporten til oppfølgingen, og bemanningsplanen når tiltakene konkurrerer om de samme personene.
Velg institusjonens hverdag
| Institusjon eller oppgave | Relevant arbeidsløp |
|---|---|
| Folkebibliotek | Medier, digitale tjenester og kapasitet |
| Fag- og forskningsbibliotek | Lisenser og kostnadsansvar |
| Arkiv | Mottak, ordning og varig drift |
| Museer og samlinger | Samlingskostnader og utstillinger |
| Naturhistorie og teknologi | Samlingenes ressurser og spesialbehov |
| Historiske steder | Vedlikehold, bevaring og besøksdrift |
| Levende samlinger og bevaringsområder | Botaniske og zoologiske institusjoner og naturreservater |
For offentlige enheter samles bestillingsfullmakt og systemrammer i offentlig kulturdrift. Ideell drift har egne spørsmål om ansvar og ressurser.
Kjøp, lån og ta vare på samlingene
Følg innlån og utlån, konserveringsprosjekter og magasin gjennom hele perioden. Et godkjent mottak eller en åpnet utstilling kan fortsatt ha store kostnader foran seg.
Ved digitalisering er ferdig leveranse mer enn antall filer. For bibliotek må lisensfornyelser inn i planen før neste budsjettperiode.
Finansieringen skal følge tiltaket
Øremerkede midler og tilskuddsrapportering trenger samme prosjektstruktur som den interne oppfølgingen. Gaver og sponsoravtaler følges med egne vilkår og leveranser. Legg utbetalingsdatoene inn i likviditetsplanen.
Publikum og inntekter
Publikumsøkonomi forklarer hvorfor aktivitet og betaling må ses sammen. Følg billettoppgjør, årskort og butikk med hver sine referanser.
Når dere vil ha hjelp med økonomiarbeidet
Vi hjelper med prosjektregnskap, lønn, avstemming og rapportgrunnlag. Dere kan få en løpende regnskapsleveranse eller avlastning på bestemte oppgaver. Se tjenestene eller ta kontakt.
Se alle guider i fagområdet
Arkivdrift fra mottak til ordning, lagring og tilgang
Koble mottak, ordningsprosjekt, magasin og digital tilgjengeliggjøring til kostnad og finansiering. Hold faglige arkivdata adskilt fra økonomisystemet.
Biblioteklisenser med tilgang, fornyelse og fakturakontroll
Kontroller digitale avtaler før fornyelse. Koble avtalt brukeromfang og periode til faktura, budsjett og plan for videre tilgang.
Billettoppgjør med refusjoner, fribilletter og flere kanaler
Skill det kunden kjøper fra hvordan kunden betaler. Da kan institusjonen følge både publikumsaktivitet, salgsinntekter og pengene som faktisk kommer inn.
Botaniske og zoologiske institusjoner med todelt driftsøkonomi
Skill langsiktig samlings- og bevaringsoppdrag fra publikumsdrift. Følg ressurser, faglige tiltak og bemanning uten å gjøre institusjonen til en vanlig attraksjon.
Digitalisering av samlinger med volum og kvalitetskontroll
Planlegg klargjøring, opptak, metadata, kvalitetskontroll og lagring. Følg godkjente leveranser fremfor bare antall produserte filer.
Fag- og forskningsbibliotek med avklart kostnadsansvar
Følg institusjonslisenser, samfinansiering og brukergrupper. Skill felles tilgang, prosjektfinansierte ressurser og tjenester bestilt av en fagavdeling.
Folkebibliotek med ressursplan for medier og tjenester
Knytt medieinnkjøp, digitale tjenester, formidling og bemanning til tilgjengelig ramme. Følg både ressursbruk og tjenesteleveranse gjennom året.
Gaver og sponsoravtaler med avklart formål og motytelse
Dokumenter hva institusjonen mottar, hvilke vilkår som følger med og om noe skal leveres tilbake. Skill økonomisk finansiering fra samlingsfaglig mottak.
Historiske steder med vedlikehold, tiltak og besøksdrift
Skill løpende vedlikehold, særskilte bevaringstiltak og publikumsaktivitet. Planlegg forpliktelser og sesong uten å redusere kulturminnet til billettinntekt.
Ideell kulturdrift med styre, frivillige og avklart finansiering
Hold kulturaktivitet, medlemsadministrasjon og styreansvar sammen uten å blande dem. Følg bundne midler, dokumenterte utlegg og avtalt arbeid.
Innlån og utlån med dokumentert kostnadsansvar
Følg låneperioder, transport, forsikring og retur uten å blande eierskap og fysisk plassering. Avklar hvem som betaler hver del av lånet.
Konserveringsprosjekt med skilt fag- og økonomiansvar
Følg avklart tiltak, bestilt arbeid og dokumentert leveranse i konservering og restaurering. Behold metodevalg og faglige godkjenninger hos kvalifisert personell.
Magasin og samlingslager med kapasitets- og kostnadsplan
Synliggjør plass, flytting, sikring og løpende drift i magasinet. Skill midlertidige flytteprosjekter fra varige kostnader ved samlingsforvaltning.
Museumsbutikk med varelager og skilt økonomisk spor
Følg varekjøp, salg, retur og svinn i institusjonens butikk. Skill handelsaktivitet fra samlingsanskaffelser og ordinær formidling.
Naturhistoriske og teknologiske samlinger med ressursoversikt
Følg prøver, objekter, laboratorietjenester og utstillingskostnader som forskjellige aktiviteter. Koble økonomien til faglige oppgaver uten å flytte fagdata til regnskapet.
Naturreservat og bevaringsområder med tiltak og finansiering
Følg forvaltningsrelaterte tiltak, eksterne oppdrag og besøkstjenester som egne økonomiske spor. Avklar mandat og bestillingsmyndighet før et oppdrag startes.
Offentlig kulturdrift med riktig bestillings- og regnskapsramme
Avklar enhet, fullmakter, anskaffelsesløp og eksisterende systemansvar før regnskap eller teknisk hjelp bestilles for en offentlig kulturvirksomhet.
Publikumsøkonomi som skiller oppdrag, besøk og inntekt
Planlegg kapasitet og billettinntekter uten å glemme gratis formidling og institusjonens oppdrag. Sammenlign tiltak med tydelige forutsetninger.
Samlingskostnader uten å gjøre regnskapet til samlingsregister
Koble innkjøp, transport, magasin og behandling til samling eller tiltak. Behold faglig dokumentasjon i samlingssystemet og økonomisk kontroll i regnskapet.
Tilskuddsrapport med spor fra budsjett til bilag
Gjør rapporteringen til en oppsummering av et kontrollert prosjekt, fremfor en leting etter bilag når fristen nærmer seg.
Utstillingsbudsjett fra idé til nedrigging
Ta med lån, transport, installasjon, formidling og avslutning når utstillingens økonomi planlegges. Følg varige innkjøp og prosjektkostnader hver for seg.
Øremerkede midler fra tildeling til gjenstående ramme
Følg vilkår, utbetaling, godkjent bruk og rest per finansieringskilde. Skill ubrukte øremerkede midler fra penger som kan brukes fritt.
Årskort til museum med kontroll på betaling og besøk
Et årskort gir en adgangsrett over tid. Kortsalg, betaling og antall besøk må følges hver for seg, særlig når kortet også gir rabatter eller gjestebilletter.