Økonomiplanen følger den faglige planen
Konservator eller annen ansvarlig fagperson beskriver behov, metode og dokumentasjonskrav. Økonomi kobler planen til tilbud, bestilling, finansiering og godkjenning. En rimeligere faktura er ikke i seg selv en likeverdig faglig leveranse.
Et tenkt tiltak har en prisramme på 150 000 kroner. Etter undersøkelse oppdages mer arbeid til 40 000. Det må vurderes som en endring før arbeidet fortsetter utover avklart ramme, med mindre avtalen allerede gir en tydelig godkjent prosedyre.
Lag en endringslogg
| Felt | Hva som dokumenteres |
|---|---|
| Nytt funn | Faglig beskrivelse med referanse til riktig dokument |
| Tiltaksforslag | Hva som endres og hvem som anbefaler det |
| Kostnad og tid | Konsekvens for sluttprognose og plan |
| Finansiering | Om nye vilkår eller godkjenning må avklares |
| Beslutning | Navngitt fullmakt og dato |
Fakturakontrollen trenger bekreftet fremdrift
Ved delbetaling bekrefter fagansvarlig hvilke avtalte deler som er utført. Økonomi kontrollerer avtalt grunnlag og beløp. Ta vare på koblingen mellom delbetalingen og leveransen, uten å kopiere hele fagrapporten inn i regnskapet.
For en virksomhet som selv leverer konservering, må egne timer, materialer og eventuelle underleverandører følges mot kundeordren. For en institusjon som kjøper tjenesten, er kontrollen rettet mot bestillingen. Det er ulike roller.
Les samlingskostnader og endringsordre.
Leverandør og institusjon trenger ulike prognoser
En ekstern konservator følger avtalt inntekt, egne timer, materialer og underleverandører mot kundeordren. Institusjonen følger bestillingen, mottatt leveranse og sin finansiering. Beløpet på fakturaen er koblingen mellom dem, men de har forskjellige interne kostnader.
Et tilbud bør derfor gi institusjonen nok innsyn til å godkjenne milepæler uten at leverandørens interne styringsmodell blir institusjonens regnskapsregel. Avklar hva som inngår i prisen, hva som utløser nytt estimat og hvordan arbeid stanses eller omplanlegges ved uventede funn.
Når tiltaket avsluttes, bekrefter fagansvarlig ferdig dokumentasjon og eventuelle videre behov. Økonomi bekrefter sluttkostnad og åpne fakturaer. Et anbefalt fremtidig tiltak merkes som et nytt behov, ikke som en ubetalt del av det avsluttede oppdraget uten avtale. Slik beholdes både faglig etterprøvbarhet og økonomisk grense for leveransen.