Registrene har ulike oppgaver
Samlingssystemet dokumenterer objekter, proveniens, tilstand og faglige hendelser. Økonomisystemet dokumenterer kostnad, leverandør, finansiering og betaling. Bruk avtalte referanser mellom dem; ikke importer hele samlingsbeskrivelsen til regnskapet.
Et tenkt tiltak gjelder klargjøring av 200 objekter. Transport koster 25 000 kroner, emballasje 15 000 og eksternt arbeid 60 000 i intern plan. Totalen på 100 000 kan følges som prosjekt, med referanser til objektsgruppen og arbeidsordren.
Velg riktig detaljnivå
| Ressurs | Mulig økonomisk kobling |
|---|---|
| Tiltak på ett objekt | Prosjekt og objekt-ID |
| Felles arbeid på gruppe | Tiltak og dokumentert objektutvalg |
| Ordinær magasindrift | Aktivitet eller kostnadssted |
| Faglig tilstandsvurdering | Henvisning til fagregister, ikke kopi av alt innhold |
Ikke fordel alle huskostnader på objekter bare fordi det teknisk er mulig. Spør hvilken beslutning fordelingen skal støtte. For mye detalj gir mer registreringsarbeid og svakere kvalitet.
Kontroller grensen mellom kostnad og verdi
Kostnaden ved å håndtere et objekt er ikke det samme som objektets verdi. Verdsettelse og regnskapsmessig behandling må avklares etter institusjonens rammeverk og faglige dokumentasjon. En prosjektkostnad skal ikke automatisk øke en samlingsverdi.
Ved avslutning bekrefter fagansvarlig hvilket arbeid som er utført. Økonomi kontrollerer innkjøp, faktura og finansiering mot samme tiltak.
Les konserveringsprosjekt og datamodell.