Ett felt skal ikke bety flere ting
En produksjon kan ha ett prosjekt, tre kundeordre og fem verk. Et forlag kan ha flere utgaver av samme verk. En institusjon kan ha ett tilskudd som finansierer deler av flere tiltak. Ikke press alt inn i et fritt tekstfelt kalt «prosjekt».
Lag en liten feltkontrakt
| Opplysning | Kildeansvar | Kontroll |
|---|---|---|
| Kunde og kontraktspart | Godkjent kunderegister | Stabil kunde-ID og riktig enhet |
| Verk eller objektgruppe | Avtalt fagregister | Stabil referanse, ikke bare tittel |
| Leveranse | Ordre- eller prosjektansvarlig | Status og godkjent versjon |
| Oppgjør | Original rapportkilde | Unik rapport-ID og periode |
| Regnskapspost | Regnskapssystem | Spor tilbake til grunnlag |
Definer også datoene. Rapporteringsperiode, leveringsdato og bankdato kan være forskjellige. Feil bruk av dato kan flytte et helt oppgjør til feil styringsperiode uten at summen endres.
Test endring og avvik
Hva skjer når kunden skifter navn, verket får ny tittel eller en rapport korrigeres? Stabil identifikator skal bevare koblingen. Endring i visningstekst skal ikke skape ny kunde eller nytt verk uten grunn.
En ukjent kode skal bli en synlig avvisning med eier, ikke automatisk plasseres på et tilfeldig prosjekt. Avklar hvem som kan opprette nye koder og hvordan gamle avsluttes.
Begrens datafeltene til oppgaven. Regnskapsoverføringen trenger normalt økonomisk dokumentasjon og referanser, ikke hele manus eller en komplett samlingsbeskrivelse.