En e-post om feil er ikke en arbeidskø
Samle hendelsesreferanse, tidspunkt, kilde, feiltype, status og ansvarlig. Den som følger opp må kunne finne originalgrunnlaget sikkert, uten at person- eller kontraktsinnhold kopieres ukritisk til loggen.
Sorter etter riktig neste handling
| Feiltype | Handling |
|---|---|
| Ukjent prosjekt eller verk | Avklar kobling før behandling |
| Avvist format | Rett eksport eller valideringsregel |
| Dokumentert avvisning før behandling | Gjenforsøk etter godkjent rutine |
| Tidsavbrudd med ukjent resultat | Undersøk mottakers status først |
| Delvis gjennomført | Avklar behandlede deler og rest |
Et tenkt oppgjør på 100 linjer har fem feil. Køsaken skal vise hvilke fem som gjenstår, hva de betyr for summen og hvem som kan godkjenne rettingen. Den skal ikke bare si «import feilet».
Sett et sluttpunkt
Statusene bør skille ny, under avklaring, klar for godkjent gjenforsøk og løst. Registrer hva som faktisk ble gjort og hvilken kontroll som bekreftet løsningen. Ikke marker løst bare fordi feilmeldingen er lest.
Avtal varsel ved køvekst og saker som har stått lenge. En stille kø kan være verre enn en høylytt systemstans hvis perioderapporten bygger på ufullstendige data.
Gjør regelmessig årsaksanalyse: feil koder, endret leverandørformat eller manglende opplæring. Løsningen bør redusere gjentakelser, ikke bare gi raskere manuell behandling.
Se duplikatkontroll og månedsavslutning.