En lukket måned skal kunne forklares
Avtal en intern leveringsplan for salgsrapporter, fakturaer, timer, lønnsgrunnlag og utlegg. Fristen bør gi tid til kontroll før ledelsen møtes. Ikke vent med å etterspørre en distributørrapport til rapportdagen.
Bruk en kontrollrekkefølge
- Fullstendighet: er alle forventede kilder og perioder mottatt?
- Avstemming: kan bank og oppgjør forklares uten skjulte restposter?
- Prosjekter: er bestilt rest og forventet ferdigstilling oppdatert?
- Finansiering: er øremerkede midler og uavklarte vilkår synlige?
- Rapport: er viktige avvik forklart før tallene presenteres?
Et tenkt forlag mangler siste salgsrapport på rapportdagen. Det bør stå hvilken kanal og periode som mangler, hvem som følger opp og hvordan usikkerheten påvirker bildet. En rapport uten kommentar kan fremstå endelig selv om en viktig inntektskilde mangler.
Skill regnskap og prognose
Regnskapet viser behandlet grunnlag. Prosjektprognosen inkluderer også fremtidig arbeid og forpliktelser. Vis begge med tydelige begreper. Bestilte kostnader skal ikke bli bokførte kostnader bare fordi de er nyttige i styringen.
Regnskapsfører vurderer periodisering og øvrig behandling med støtte i dokumentasjonen. Prosjektleder bekrefter faktisk fremdrift og forventet rest. Rollene må arbeide sammen uten å overta hverandres ansvar.
Bevar godkjent rapportversjon og avviksliste. Ved ny informasjon skal det være mulig å se hva som ble rettet og hvorfor.
Se oppgjørsavstemming og lederrapport.