Start med rapporten som forklarer betalingen
En banktransaksjon kan dekke flere salg og fradrag. Gi oppgjøret en unik referanse og bevar originalrapport, periode, valuta og kanal. Avstem rapporten før dere lar en automatisk bankregel godkjenne beløpet.
Et tenkt oppgjør har 50 000 kroner i bruttoinntekt, 3 000 i returer og 1 000 i dokumenterte gebyrer. Forventet utbetaling er 46 000. Hvis banken bare viser 40 000, må de siste 6 000 forklares som for eksempel delbetaling eller avklart tilbakehold. De skal ikke skjules i en generell gebyrpost.
Kontroller i denne rekkefølgen
- Er alle rapporter for perioden med?
- Er summer og antall like i original og bearbeidet fil?
- Er negative beløp, krediteringer og returer tolket riktig?
- Stemmer fradrag med avtale og dokumentasjon?
- Kan hver bankutbetaling kobles til riktig oppgjør?
Gi resten en eier
En differanse er en sak med beløp, årsakshypotese, ansvarlig og neste handling. «Avventer» uten kontaktperson blir lett en permanent rest. Rapporter vesentlige uavklarte beløp før ledelsen bruker periodetallene.
Når en korrigert rapport mottas, må den knyttes til den gamle. Kontroller om det er en erstatning eller et tillegg, slik at samme inntekt ikke behandles to ganger.
Se distributøroppgjør og billettoppgjør.