Ikke før bankbeløpet som hele salgsbildet
Distributørens utbetaling kan inneholde salg fra flere utgaver, returer fra tidligere perioder og fradrag for distribusjon. Last ned originalrapporten med rapport-ID og periode før portalen oppdateres.
Eksempel på et distribusjonsoppgjør:
| Linje i oppgjøret | Kroner |
|---|---|
| Rapportert brutto salg | 120 000 |
| Krediterte returer | −10 000 |
| Avtalte distribusjonskostnader | −22 000 |
| Annet spesifisert fradrag | −3 000 |
| Forventet bankutbetaling | 85 000 |
Hvis banken viser 82 000, er ikke løsningen å øke distribusjonskostnaden med 3 000. Undersøk om det finnes tilbakeholdt beløp, tidligere saldo, valutadifferanse eller et manglende oppgjør.
Gjør kontrollen i riktig rekkefølge
- Tell rapporter og perioder. Mangler en kanal eller en sluttuke?
- Avstem eksemplarer mot salgs- og returfil per utgave.
- Kontroller hvert fradrag mot avtalen, ikke mot fjorårets gjennomsnitt.
- Koble utbetalinger mot oppgjørs-ID. Ett oppgjør kan bli betalt i flere deler.
- Legg uforklarte poster i en avviksliste med ansvar og frist.
Lukk ikke perioden med skjult rest. En liten differanse som gjentar seg kan skyldes at et bestemt format er utelatt fra importen.
Bevar distributørens original, importert fil og godkjent avstemming sammen. Når rapporten skal brukes til royalty, må det være klart om grunnlaget er før eller etter returer.
Se royaltygrunnlaget og integrasjonsfeil.
Et avstemmingsark som overlever etterslep
Bruk én rad per oppgjør, med kolonner for inngående utestående saldo, periodens netto avregning, faktisk bank og utgående utestående. Forklar store saldoer per rapport-ID fremfor å sette alle på distributørens navn.
Anta at ett oppgjør på 85 000 kroner betales med 60 000 i første måned og 25 000 i neste. Første måned viser 25 000 som åpent, med forventet betaling. Neste måned skal de 25 000 lukke gammel saldo, ikke opprette et nytt salg. En ny rapport i samme måned behandles som sitt eget grunnlag.
Hvis distributøren sender en korrigert rapport, må det avklares om den erstatter den opprinnelige eller bare viser differansen. Registrer beslutningen i arbeidsarket. Summer alene fanger ikke opp at samme salgsgrunnlag er importert én gang som original og én gang som full erstatning.