Billettoppgjør med refusjoner, fribilletter og flere kanaler

Tre rapporter har forskjellige oppgaver

Billett- og kasserapporten viser salg og korreksjoner. Adgangsrapporten viser bruk, fribilletter og kortbesøk. Betalingsrapporten viser innbetaling, gebyr og oppgjør. De skal kunne kobles sammen, men er ikke tre versjoner av samme tall.

Bruk salgslinje eller kjøps-ID, produktkategori, dato og betalingsreferanse. For forhåndssalg beholdes også besøksdato eller gyldighetsperiode. Én betaling kan gjelde både inngang og butikkvare.

Et blandet dagsoppgjør

Et tenkt museum selger vanlige billetter, butikkvarer og årskort.

Betalingsfordelingen er 35 000 på kort og 1 500 kontant. Betalingsleverandøren trekker et dokumentert gebyr på 600. Da skal kortoppgjøret til banken være 34 400 kroner. Kontantene på 1 500 følges i et eget spor frem til oppbevaring eller innskudd etter institusjonens rutine.

Banken skal ikke forventes å vise 36 500 som én kortbetaling. Hele differansen på 2 100 er heller ikke et gebyr: den består her av 1 500 kontant og 600 i faktisk gebyr.

Avstem produktene før du summerer alt

Butikk, adgang og årskort trenger ulike referanser og kan kreve forskjellig behandling. Regnskapsfører vurderer de faktiske produktene og institusjonens virksomhet. Et felles kassasystem er ikke grunnlag for å gi alle produkter samme regel.

Fribilletter registreres som egen adgangskategori. De gir ingen salgsinntekt i dette eksemplet. Senere bruk av et allerede betalt årskort er et besøk, ikke et nytt kortsalg. Les årskortguiden.

Ved museumsbutikk avstemmes i tillegg varebevegelser, returer og svinn. Et korrekt betalingsoppgjør beviser ikke at lageret stemmer. Se butikkens kontrollspor.

Følg betalingen når rapport og bank har forskjellige datoer

Et dagsoppgjør kan bli betalt i to deler. Flere salgsdager kan også bli samlet i én utbetaling. Bruk oppgjørs-ID og en restoversikt: forventet beløp, faktisk mottatt, differanse og neste handling.

Hvis kortleverandøren først betaler 30 000 av de forventede 34 400, står 4 400 åpent. Undersøk delbetaling, tilbakehold eller feil periode. Ikke øk gebyrposten for å få banken til å gå opp.

Kontantgrunnlaget bør vise opptalt beløp, dokumentert utgangsbeholdning og dagens bevegelser. Den som overtar eller setter inn kontantene, bekrefter overføringen. Bevar avviket med årsak og ansvarlig fremfor å endre salgstallene til talt beløp.

Refusjon må avslutte både rettighet og penger

Knytt refusjonen til det opprinnelige kjøpet. Dokumenter grunn, beløp og hvem som godkjente. Oppdater billett eller gyldighetsperiode etter samme beslutning, og kontroller at tilbakebetalingen faktisk er gjennomført.

Hvis betalingsleverandøren avviser refusjonen, står saken fortsatt åpen. Status «sendt» er ikke det samme som utbetalt. En ny manuell bankbetaling må kontrolleres mot den opprinnelige kanalen så kunden ikke får dobbelt tilbakebetaling.

Gruppebestilling og faktura trenger et eget spor

Når en skole eller annen gruppe bestiller, kan fakturering og betaling skje utenfor vanlig kortoppgjør. Knytt bestilling, gjennomført besøk og faktura til samme referanse. Hold dette fra ordinære kassebetalinger, slik at besøket ikke først registreres som betalt i kassen og deretter faktureres en gang til.

Når billetten gjelder filmvisning

En avstemt bankbetaling viser at betalingsoppgjøret stemmer, men ikke hva som skal betales i filmleie. Ved kinodrift må forestilling, billettkategorier og refusjoner også kobles til distribusjonsavtalen. Se kinoens beregning av filmleie og minstebeløp før filmvisningen vurderes som lønnsom.

Test en kasse- eller billettløsning med virkelige unntak

Prøv blandet kjøp, delvis refusjon, fribillett, årskortbesøk, kontantsalg og gruppefaktura. Kontroller at rapportene skiller dem og at en ny sending av samme oppgjør ikke lager nye poster.

Bruk akseptansetesten og oppgjørsguiden. Kontakt Semor hvis dere vil ha en rutine som samler salgsrapport, betalingsgrunnlag og regnskap.