Forestillingen er kontrollenheten
Knytt forestillings-ID til film, sal, tidspunkt og billettkategorier. Behold solgte, refunderte og fribilletter separat. Antall innslipp er nyttig for drift, men er ikke det samme som betalende salg.
Et tenkt oppgjør for én forestilling har 150 solgte billetter, 10 refunderte og 20 fribilletter. Det gir 140 netto betalende og 20 gratis adgang. Oppgjøret må også vise prisene: de 160 adgangene kan ikke alle multipliseres med en gjennomsnittlig billettpris.
Fra billettkategori til bank
Eksempel: én forestilling med priser og filmleie avtalt som beskrevet nedenfor.
| Salg og refusjon | Antall og pris | Beløp |
|---|---|---|
| Voksenbilletter | 100 × 120 kroner | 12 000 kr |
| Barnebilletter | 50 × 80 kroner | 4 000 kr |
| Refunderte voksenbilletter | 10 × 120 kroner | −1 200 kr |
| Netto billettbeløp | 140 betalende | 14 800 kr |
| Fribilletter | 20 uten betaling | 0 kr |
Betalingsrapporten viser netto 14 400 kroner på kort og 400 kontant etter refusjonene. Med et dokumentert kortgebyr på 200 skal 14 200 kroner komme til bank. Kontantene følges separat. Filmleien er i dette eksemplet en egen forpliktelse til distributøren, ikke et fradrag kortleverandøren har gjort.
Avstem salgsrapport, betalingsrapport og distributørgrunnlag hver for seg. Ved delutbetaling beholdes en åpen bankrest med oppgjørs-ID. Billettoppgjørsguiden viser også blandet kassesalg og refusjoner som ikke er gjennomført.
Beregn filmleien etter akkurat denne avtalen
Anta at avtalen for denne forestillingen sier 45 prosent av netto billettbeløp, men minst 6 500 kroner. Eksempelavtalen lar både voksen- og barnebeløpet inngå etter refusjon, mens fribilletter gir null i grunnlaget. Prosentberegningen er 14 800 × 45 prosent = 6 660 kroner. Den overstiger minstebeløpet, så filmleien blir 6 660.
Et annet beregningsgrunnlag, en annen periode for minstebeløpet eller egne vilkår for bestemte billetter kan gi et annet resultat. Registrer avtaleversjon, tittel og periode sammen med rapporten som brukes. Ikke kopier satsen fra forrige film.
| Forestillingens bidrag | Beløp |
|---|---|
| Netto billettbeløp | 14 800 kr |
| Filmleie | −6 660 kr |
| Direkte bemanning | −2 500 kr |
| Ekstra renhold | −700 kr |
| Kortgebyr | −200 kr |
| Bidrag før øvrige kostnader | 4 740 kr |
Et positivt forestillingsbidrag betyr ikke at kinoens faste årskostnader er dekket. Kiosk følges med egne salg og varekostnader; den skal heller ikke inngå i filmleiens grunnlag uten at avtalen faktisk sier det.
Distributørens faktura eller avregning kontrolleres mot den lagrede forestillingsrapporten. Ved avvik sendes avtaleversjon, forestillings-ID og konkret differanse til avklaring. Se filmdistribusjonens oppgjør.
Tåler en ekstra forestilling minstebeløpet?
Anta en ekstravisning med samme valgte filmleiemodell, der minstebeløpet på 6 500 gjelder per forestilling. Med 50 betalende à 100 kroner og 2 000 i samlede tilleggskostnader blir bidraget 5 000 − 6 500 − 2 000 = −3 500 kroner.
I dette enkle anslaget trengs 85 betalende à 100 kroner for å dekke 8 500. Ved 85 billetter er prosentleien 3 825 og dermed fortsatt lavere enn minstebeløpet. Kontroller kapasitet, billettmiks og om tilleggskostnadene endres før dette brukes til å beslutte en visning. Bemanningsplanen må følge de konkrete tidene.
Avbrudd og annen bruk av salen
Ved teknisk avbrudd kobles refusjon og eventuell erstatningsbillett til originalforestillingen. En flyttet billett må ikke bli både et nytt betalt salg og en uavklart refusjon. Kontroller også hvilken forestilling distributøren får rapportert, og hvordan rettelsen håndteres etter avtalen.
Leier dere også ut salen til konferanser eller andre arrangementer, trenger utleien en egen kalkyle for rigg, teknikere og tiden som bindes. PAGUs guide til pris på lokaleleie tar for seg den oppgaven.