Avtal hva feltene betyr
Be om en representativ originalfil og beskriv feltene før importen bygges. Avklar tegnsett, skilletegn, datoformat, desimaltegn, valuta og negative verdier. Et felt kalt «dato» må ha en definisjon: salgsdato, oppgjørsperiode og bankdato er forskjellige opplysninger.
For forlagsoppgjør kan et minimumsgrunnlag være rapport-ID, rad-ID, verk eller utgave, periode, originalbeløp, valuta og hendelsestype. Institusjonens kasseimport trenger i stedet relevante produkt- og betalingsreferanser. Ta med det regnskap og kontroll faktisk bruker; ikke kopier hele kunde- eller fagregisteret inn i importfilen.
Bruk kildeidentitet før behandling
Filnavnet alene er en svak nøkkel. Samme fil kan bli lastet ned med nytt navn, og en korrigert rapport kan ha et navn som ligner originalen. Behold leverandør, rapport-ID og versjon. Definer hvordan en erstatningsrapport skiller seg fra et tillegg.
En stabil radreferanse er nyttig ved delvis behandling. Da kan samme avviste rad tas opp igjen uten at godkjente rader blir behandlet på nytt.
Et kontrollert eksempel
En rapport har fire rader med sum 22 000 kroner.
| Rad | Verkreferanse | Beløp | Resultat |
|---|---|---|---|
| 1 | BK101 | 12 000 kr | Godkjent referanse |
| 2 | BK102 | 8 000 kr | Godkjent referanse |
| 3 | UKJENT | 3 000 kr | Avvises til avklaring |
| 4 | BK101 | −1 000 kr | Korreksjon med kjent referanse |
Kontrollrapporten skal vise fire rader totalt, tre godkjente med sum 19 000 og én avvist med sum 3 000. 19 000 + 3 000 = 22 000. Det avviste beløpet er fortsatt en del av originalgrunnlaget og må følges opp.
Behold også forklaringen på den negative raden. En negativ verdi kan være retur eller annen korreksjon; en import skal ikke gjøre alle negative beløp positive for å få en «gyldig» fil.
Velg hel eller delvis behandling bevisst
Hvis systemet krever at hele rapporten er korrekt, stoppes rapporten frem til den ukjente referansen er avklart. Hvis det støtter kontrollert delbehandling, kan godkjente rader behandles mens resten ligger synlig i kø. Avtal hvilken modell som brukes, og hvordan perioderapporten viser ubehandlet grunnlag.
En halvveis import uten status er den dårligste løsningen: brukeren vet ikke om ny opplasting vil fullføre eller doble rapporten. Duplikatkontrollen må virke også etter omstart og samtidige forespørsler.
Rett kilden eller koblingen med spor
Finn hvilken utgave den ukjente referansen faktisk gjelder. Opprett en dokumentert kobling når ansvarlig har bekreftet den. Ikke velg det første verket med lignende tittel for å få importen gjennom.
Originalfilen beholdes uendret. Rensing, koblingsregler og eventuelt ny filversjon lagres separat. Kontrolløren skal kunne gjenta sammenligningen og se hvorfor en rad ble endret.
Når den avviste raden på 3 000 er klar, kontrolleres den mot tidligere status. En ny kjøring skal ikke gjenta de tre radene som allerede ble godkjent. Rapportens sluttkontroll skal forklare alle fire radene én gang.
Tidsavbrudd er ikke alltid en avvisning
Hvis mottakeren svarer for sent, kan behandling likevel ha skjedd. Undersøk status ved hjelp av hendelsesreferansen før nytt forsøk. Automatisk gjenforsøk passer når det er dokumentert at handlingen ble avvist før behandling; et tvetydig resultat trenger avklaring.
Feilkøen bør skille formatfeil, ukjent kode, dokumentert avvisning og ukjent behandlingsresultat. Logg tekniske referanser fremfor kundeinnhold og kontraktstekst.
Godkjenn importen med en prøve
Test normal rad, retur, ukjent kode, korrigert rapport og dobbelt opplasting. Kontroller antall, summer og koblinger mot originalen. Ta også en prøve der behandlingen avbrytes, og vis hva brukeren skal gjøre etterpå.
Før full drift skal det være kjent hvem som kan godkjenne koblinger, hvem som ser avvikene og hvordan en feilimport korrigeres. Kontakt Semor om du vil få eksport, import og avstemming inn i samme rutine.