Start med arbeidet som fortsetter hele året
Magasin, samlinger, levende materiale, systemer og lokaler trenger oppfølging selv om publikumstilbudet endres. Før årsprogrammet fylles, beskriv nødvendige faste oppgaver, avtalte tjenester og hvem som utfører dem. Ta med fagarbeid og administrasjon som ikke er synlig i åpningstiden.
Del deretter planen i løpende drift, program og formidling, vedlikehold og tidsavgrensede utviklingstiltak. En ny utstilling eller digital tjeneste må ha plass i denne samlede planen, ikke bare et eget prosjektbudsjett.
Samle aktivitet, kapasitet og finansiering
| Felt per aktivitet | Hva det gjør synlig |
|---|---|
| Oppgave og ønsket resultat | Hva som skal være levert ved slutten av perioden |
| Tidspunkt og avhengigheter | Når arbeidet må gjøres, og hva som må være klart først |
| Ansvarlig og arbeidsbehov | Hvilke fagroller og timer oppgaven krever |
| Bestillinger og øvrige kostnader | Hva som allerede er avtalt og hva som gjenstår |
| Finansiering | Fri ramme, vedtak, egne inntekter eller søknad |
| Beslutning | Starte, videreføre, endre, vente eller avslutte |
Bruk øremerkede midler til finansieringen. En søknad vises som en mulighet med en beslutningsdato. Det ordinære budsjettet må også vise hva institusjonen gjør uten tildelingen.
Prøv årsprogrammet mot en vanlig arbeidsuke
En medarbeider kan være ført opp på samlingsarbeid, skolebesøk og et digitaliseringsprosjekt samtidig. Gjør en kapasitetskontroll på ukene der aktivitetene topper seg. Ta med forberedelse, reise, rigg og oppfølging – og hvem som dekker den ordinære driften imens.
Eksempel: Et museum har planlagt digitalisering i seks uker før en utstilling åpner. De samme fagpersonene må samtidig klargjøre innlån og gjennomføre allerede bestilte skolebesøk. Dere kan flytte digitaliseringsstarten, redusere volumet i første leveranse eller kjøpe hjelp. Velg før leverandøren og publikum har fått hver sin uforenlige plan.
Bemanningsplanen viser personellbehovet. Digitaliseringsguiden viser hvorfor produsert volum alene ikke forteller hva prosjektet har kapasitet til å ferdigstille.
Legg inn beslutninger før bestillingsfristene
Marker frister for lisensfornyelse, låneavtaler, transport, produksjon og finansieringsrapporter. Den interne vurderingen må skje mens det fortsatt finnes reelle alternativer. En automatisk fornyelse skal ikke være første gang ledelsen ser kostnaden.
For bibliotek gjelder dette blant annet digitale lisenser. For utstillinger må innlån og retur være med. Nye arkivmottak trenger en plan for varig ressursbruk.
Vis hva en endring fortrenger
En ekstra publikumssatsing bruker midler og arbeid som ellers kunne gått til noe annet. Beskriv hva som flyttes, hva som må leveres uansett og hvilke inntekter som er usikre. Fagansvarlig vurderer konsekvensen for oppdraget, mens ledelsen beslutter ressursene.
Skill gratis aktivitet, betalte besøk og andre inntekter i publikumsplanen. En aktivitet kan være viktig selv med lav billettinntekt, men finansieringen og arbeidsbehovet må fortsatt være dekket.
Følg året med få, nyttige kontrollpunkter
Gå gjennom fremdrift, brukt og bestilt ramme, arbeidskapasitet og kommende beslutninger. Oppdater planen når en leveranse eller tildeling endres. Leder- og styrerapporten bør ende med konkrete prioriteringer.
Samle dokumentasjonen underveis med tilskuddsrapporteringen og årsavslutningen. Erfaringene fra året gir neste plan et bedre utgangspunkt enn en kopi av forrige års kalender.