Mål ferdig arbeid, ikke bare filantall
Et digitaliseringsprosjekt består ofte av utvalg, klargjøring, opptak, metadata, kontroll og tilgjengeliggjøring. En fil uten nødvendig metadata eller godkjenning er ikke nødvendigvis en ferdig leveranse.
Et tenkt arkiv skal behandle 10 000 bilder. Leverandøren rapporterer 8 000 opptak, men bare 6 500 har passert kontroll. Prosjektets ferdige volum er da 6 500 etter den avtalte definisjonen. Planlegg restkostnaden for både manglende opptak og uferdig kontroll.
Beskriv en godkjent enhet
- Hvilket objektutvalg og hvilke identifikatorer inngår?
- Hvilke filformater, oppløsninger og metadata er bestilt?
- Hvordan sjekkes koblingen mellom fysisk objekt og digital fil?
- Hvilke feil utløser omarbeid, og hvem betaler etter avtalen?
- Hva må være på plass før økonomi kan godkjenne faktura?
Test et representativt lite utvalg før full produksjon. Ta med krevende materiale, ikke bare de enkleste objektene. Faglige håndteringskrav må godkjennes av institusjonen.
Følg mer enn leverandørprisen
Intern klargjøring, kvalitetskontroll, lagring og senere forvaltning kan utgjøre mye av ressursbruken. Fordel budsjettet på fasene slik at en lav skannepris ikke skjuler en urealistisk intern arbeidsmengde.
Ved rapportering skal både kostnader og godkjent resultat kunne spores. Bevar akseptansegrunnlaget sammen med prosjektregnskapet uten å kopiere person- eller samlingsdata unødvendig.
Se samlingskostnad og lagring.
Mål gjennomstrømning per fase
Bruk antall valgt, klargjort, produsert, kontrollert og godkjent. Forskjellen mellom fasene viser hvor køen ligger. Hvis opptakstakten øker mens kontrollen står stille, bygger prosjektet opp et etterslep fremfor flere ferdige leveranser.
En praktisk ukesoversikt kan vise 500 klargjort, 450 produsert og 300 godkjent. Før nye volum bestilles, vurder hva som hindrer de siste 150 produserte i å bli godkjent. Det kan være manglende metadata, filfeil eller for lite intern kontrollkapasitet. Tiltakene er forskjellige og bør få ulike ansvarlige.
Bruk prøveleveransen til å beregne realistisk intern ressursbruk. Hvis hver godkjent enhet krever mer arbeid enn antatt, oppdater både budsjett og fremdrift. Bevar dokumentert godkjenning av endringen før det resterende materialet behandles etter ny plan. Det gjør sluttrapporten lettere å forklare og reduserer risikoen for en stor uferdig leveranse ved prosjektets slutt.