Avtalelisten må varsle før beslutningen er låst
Registrer start, slutt, oppsigelsesdato, prisgrunnlag, valuta, dekkede enheter og avtaleforvalter. Varslingsdatoen bør gi tid til faktisk vurdering, ikke komme dagen før en bindende fornyelse.
Et tenkt bibliotek har en lisens på 120 000 kroner i utenlandsk valuta omregnet i intern plan. Neste tilbud er 10 prosent høyere i samme valuta. I tillegg kan valutakursen påvirke kontantbehovet. Skill prisendring fra valutavirkning når ledelsen vurderer fornyelsen.
Kontroller fakturaen i tre ledd
- Avtale: riktig produkt, periode og brukeromfang.
- Leveranse: tilgang er aktiv og dekker det som er bestilt.
- Økonomi: pris, valuta, kostnadsbærer og fullmakt stemmer.
Ved samlefaktura må hver avtale kunne skilles ut. Ikke godkjenn en totalsum bare fordi den ligger nær fjorårets.
Hva skjer ved opphør?
Avklar tilgang til tidligere innhold, eksport av relevante avtaledata og avslutning av kontoer. Ikke anta at en betalt periode gir ubegrenset fremtidig tilgang; vilkårene må leses for den konkrete avtalen.
Bruksstatistikk kan støtte vurderingen, men må tolkes sammen med oppdrag og fagbehov. En smal ressurs kan være viktig selv om rått volum er lavt.
Oppbevar beslutningen om fornyelse med begrunnelse og godkjenner. Da blir neste vurdering bedre enn en automatisk kopi av forrige års bestilling.
Les valuta og leverandørexit.