Begynn med forhold som må bekreftes av andre
Boklager hos distributør, verk hos galleri, åpne oppgjør og leverandørarbeid som ennå ikke er fakturert krever ofte svar fra andre. Be om grunnlaget før dere setter dato for ferdig årsarbeid. Bruk samme skjæringsdato i beholdnings- og saldooversiktene.
Lag en oppgaveliste med dokument, ansvarlig og status. Marker «mottatt» og «kontrollert» separat. En fil fra en portal er ikke nødvendigvis avstemt eller tilstrekkelig til å forklare en saldo.
Dokumentpakken for medier og kultur
| Område | Grunnlag som må kunne forklares | Typisk åpent punkt |
|---|---|---|
| Bank og oppgjør | Saldo, transaksjoner og kobling til kanalrapporter | Delbetaling eller tilbakehold |
| Kunder | Fakturert, innbetalt, kreditert og omstridt | Levert oppdrag uten sluttavklaring |
| Leverandører | Fakturaer og bekreftet arbeid som mangler faktura | Etterarbeid utført sent i perioden |
| Boklager | Antall, plassering, bevegelser og avvik | Distribuert er behandlet som solgt |
| Royalty og forskudd | Verk, avtale, opptjening og motregning | Samlesaldo uten verksspesifikasjon |
| Prosjekter | Fremdrift, levering, kostnader og rest | Betaling og leveranse har ulike datoer |
| Tilskudd | Vedtak, bruk, rapportstatus og rest | Penger står på konto, men er bundet |
| Utstyr | Kjøp, salg, plassering og endret bruk | Registeret mangler solgt utstyr |
Altinns veiledning om dokumentasjon av balansen forklarer behovet for å underbygge vesentlige balanseposter. Regnskapsfører bruker dokumentasjonen til vurderingene og årsleveransene som gjelder virksomheten.
Et åpent prosjekt ved årsskiftet
Et tenkt produksjonsselskap har fakturert kunden 200 000 kroner. 150 000 er betalt. Prosjektlederen anslår 30 000 i gjenstående arbeid, og en leverandør har levert arbeid til 20 000 som ikke er fakturert ennå.
Årsgrunnlaget må vise fire forskjellige forhold: hva kunden er fakturert, hva som er betalt, hva som faktisk er levert og hvilke kostnader som gjelder arbeidet. Ikke trekk restarbeidet fra ubetalt kundefaktura og kall differansen en saldo. Ikke legg en intern fremtidsprognose rett inn som bokført kostnad heller.
Prosjektleder bekrefter faktisk fremdrift og leveranse. Økonomi finner bestillinger, fakturaer og betalinger. Regnskapsfører vurderer riktig behandling på det samlede grunnlaget. Slik beholdes skillet mellom prosjektstyring og årsregnskap, samtidig som tallene kan forklares i sammenheng.
Lager og kunstverk krever riktig type oversikt
For boklager: avstem inngående beholdning, mottatt opplag, salg, returer, utdeling og kassasjon. Få bekreftelse fra eksterne lagre. Varer under transport skal ikke telles både hos avsender og mottaker. Se boklagerkontrollen.
For kunstverk i kommisjon: dokumenter verk, plassering, salg og avregning. Den fysiske verklisten og den regnskapsmessige behandlingen er ulike spørsmål. Bruk riktig grunnlag for virksomhetens aktivitet og organisering; ikke kopier lagerreglene fra en butikk til kunstnerens egne verk.
For institusjonssamlinger: fagregisteret dokumenterer objektene. Oversikten over samlingskostnader, tilknyttede tiltak og finansiering støtter økonomiarbeidet uten å gjøre fagregisteret til et regnskapsregister.
Tilskuddsprosjektet avsluttes ikke nødvendigvis samtidig
Ta med godkjent plan, kostnadsgrunnlag, finansiering og status på rapporten. Midler som er mottatt, brukt eller gjenstår å utbetale må kunne følges hver for seg. Hvis prosjektet fortsetter, må neste ansvarlige vite hvilke vilkår og leveranser som følger med.
Bruk tilskuddsrapportens arbeidsløp til å unngå to ulike forklaringer på samme kostnader. En intern omfordeling må ikke endre tilskuddsgivers godkjente budsjettversjon uten spor.
Hva kan du gjøre selv?
Du kan samle avtaler, innhente lagerbekreftelser, levere manglende bilag og beskrive åpne spørsmål. Den som kjenner oppdraget, bør bekrefte hva som er utført og hva kunden fortsatt venter på. Regnskapsfører kan deretter kontrollere og behandle grunnlaget.
Hvis året har etterslep, lag én prioritert liste: manglende perioder, avstemminger, dokumentasjon og vurderinger. Skill oppryddingen fra de ordinære årsleveransene i tilbud og fremdrift.
Be Semor om hjelp med årsarbeidet. Oppgi gjerne system, organisasjonsform og hva som allerede er klart. Du trenger ikke sende regnskapsfiler i det første kontaktskjemaet.