Legg rapportkravene inn i prosjektet ved oppstart
Samle vedtak, godkjent budsjett, aksepterte endringer og krav til rapport og regnskap. Registrer frist, hvem som sender inn og eventuell siste utbetaling som avhenger av godkjenning. Gi prosjektleder og økonomiansvarlig samme oversikt.
Kulturdirektoratets veiledning om rapport og regnskap beskriver at regnskapsgrunnlaget skal kunne sammenlignes med søknadsbudsjettet. Bruk derfor samme kategorier eller en dokumentert kobling mellom kategoriene og regnskapet. Eget vedtak viser hvilke krav som gjelder for ditt prosjekt.
Lag en enkel kobling mellom budsjett og regnskap
En institusjon kan ha detaljerte regnskapskontoer og et enklere søknadsbudsjett. Det er ikke nødvendig å endre alle kontoer. Lag en kobling som viser hvilke prosjektposter som summeres til hver rapportkategori, og hvem som godkjenner fordelingen.
| Rapportkategori | Eksempel på grunnlag | Kontroll |
|---|---|---|
| Eksternt arbeid | Leverandørfaktura og bekreftet leveranse | Gjelder riktig prosjekt og periode |
| Egne timer | Godkjent timeliste og avklart beregningsgrunnlag | Ingen dobbelttelling mellom tiltak |
| Materialer | Kjøp, mottak og prosjektbruk | Fordeling er dokumentert |
| Lagring eller teknikk | Avtale, periode og relevant andel | Gjelder faktisk prosjektbehov |
Fagregisteret dokumenterer hva som er gjort med materialet. Økonomien viser ressursbruken og finansieringen. Bruk referanser mellom dem uten å kopiere store eller sensitive fagdata inn i regnskapet.
Et tenkt digitaliseringsprosjekt
Prosjektet har følgende kostnadsplan og faktiske ressursbruk. Kostnadene grupperes her etter prosjektets budsjett.
| Kategori | Godkjent budsjett | Faktisk | Avvik |
|---|---|---|---|
| Ekstern digitalisering | 180 000 | 160 000 | −20 000 |
| Egne timer | 100 000 | 120 000 | 20 000 |
| Materialer og lagring | 40 000 | 35 000 | −5 000 |
| Sum | 320 000 | 315 000 | −5 000 |
Totalsummen ligger under budsjettet. Det betyr ikke alene at gjennomføringen er i tråd med vilkårene. Her er arbeid flyttet fra ekstern leverandør til egne ansatte. Rapporten må vise hva som ble gjort, hvorfor planen endret seg og hvordan endringen ble avklart.
En nyttig avviksforklaring knytter sammen hendelse, konsekvens og dokumentasjon: «Mer intern klargjøring reduserte det eksterne omfanget. Prosjektets endringssak viser nytt arbeidsopplegg og godkjenningen.» Den skal bygge på faktiske forhold, ikke skrives etterpå for å få tallene til å se riktige ut.
Avstem kostnader og finansiering hver for seg
Kostnadsoversikten forklarer ressursbruk. Finansieringsoversikten forklarer hvem som dekker den. Behold begge. Når flere kilder finansierer samme tiltak, må fordelingen kunne følges uten at samme kostnad fremstilles som fullt dekket flere ganger.
Vis egne midler, bekreftet støtte og eventuelle andre avklarte kilder med status. En søknad som ennå ikke er innvilget er noe annet enn en utbetalt tildeling. Les mer om øremerkede midler.
Dokumenter endringer mens det fortsatt finnes valg
Ny tidsplan, endret omfang eller omdisponering kan måtte avklares med tilskuddsgiver. Bruk kravene i vedtaket og Kulturdirektoratets mottakerveiledning. Oppbevar spørsmål, svar og godkjent budsjettversjon sammen.
En muntlig antakelse om at endringen er liten, er vanskelig å kontrollere senere. La prosjektleder beskrive den faktiske konsekvensen før økonomi oppdaterer modellen.
Kontrollen før innsending
- Avstem rapportens sum mot kontrollert prosjektregnskap.
- Undersøk poster utenfor prosjektperiode og kostnader med uavklart fordeling.
- Kontroller at timer og egenfinansiering følger prosjektets dokumentasjonskrav.
- Koble vesentlige avvik til faktisk aktivitet og eventuelle godkjenninger.
- Avklar krav til attestasjon eller revisjon i god tid med riktig fagperson.
- Lagre innsendt versjon og vedlegg, og behold en eier for spørsmål som kommer etterpå.
Rapportering til en tilskuddsgiver og virksomhetens årsavslutning er forskjellige leveranser. Planlegg hvordan de bruker samme kontrollerte grunnlag, så du slipper å forklare de samme kostnadene på nytt.
Kontakt Semor om dere vil få prosjektstruktur, bilagsflyt og avstemming på plass før neste rapportfrist.