Økonomisk oppfølging må bygge på faktisk mandat
Et bevaringsområde kan ha forvaltningsmyndighet, grunneier, institusjon, frivillige og kommersielle tjenesteleverandører med ulike roller. Før en tjeneste tilbys, må det avklares hvem som bestiller, hvem som betaler og hvem som har faglig myndighet.
Et tenkt tiltak for tilrettelegging har 300 000 kroner i bekreftet ramme. Bestilt arbeid er 180 000, gjennomført egeninnsats er dokumentert separat og forventet rest er 100 000. Det operative rommet er da 20 000 før nye bestillinger, gitt at alle kostnadene ligger innenfor rammen og vilkårene.
Skill tre økonomiske spor
- Forvaltnings- og bevaringstiltak: avklart plan, fullmakt, finansiering og faglig godkjenning.
- Ordinær drift: tilsyn, nødvendige tjenester og faste forpliktelser etter faktisk mandat.
- Publikumsleveranse: bare der omvisning, adgang eller annen tjeneste faktisk tilbys og er avklart.
Billettsalg eller en turbestilling gjør ikke en leverandør til forvaltningsmyndighet. En institusjon med bevaringsoppdrag er heller ikke automatisk en turistoperatør.
Dokumenter utført arbeid
Knytt timer, leverandørfakturaer og milepæler til tiltaket. Fagansvarlig bekrefter hva som er gjennomført. Økonomi kontrollerer finansieringsgrunnlag og fordeling, uten å godkjenne naturfaglig metode.
Ved offentlig eller ideell organisering må regnskaps- og anskaffelsesrammer avklares særskilt før systemarbeid eller regnskapstjeneste avtales.