Start med hvem som faktisk er oppdragsgiver
Et kommunalt bibliotek, et statlig museum og et offentlig eid selskap kan ha forskjellige regnskapsrammer og myndighetsforhold. Avklar juridisk enhet, budsjettansvarlig, bestillingsfullmakt og hvem som eier eksisterende systemavtaler.
En enhetsleder som ønsker en ny rapport, kan ha myndighet til å beskrive behovet uten å kunne bestille et nytt regnskapssystem. Kartlegg beslutningsløpet før et løsningsforslag prises.
Bruk en avklaringspakke
| Tema | Hva må være kjent? |
|---|---|
| Oppdragsgiver | Enhet og ansvarlig bestiller |
| Rammer | Regnskapsmodell, fullmakt og aktuelt anskaffelsesløp |
| Systemer | Eksisterende avtaler, dataeier og drift |
| Informasjon | Personvern, tilgang og sikkerhetskrav |
| Leveranse | Hva som skal forbedres og hvordan det godkjennes |
Bestillingen følger institusjonens fullmakter og anskaffelsesrutiner. La bestiller og systemansvarlig bruke oversikten sammen før oppdraget beskrives.
Avgrens teknisk hjelp
Et nytt eksportgrunnlag eller en avstemmingsrutine kan være mer hensiktsmessig enn systembytte. Test behovet i eksisterende rammer først. Behold dataflyt, dokumentasjon og ansvar hos de avtalte eierne.
Ta med institusjonens regnskapsmodell og rapportkrav i bestillingen. Oppsettet skal støtte disse kravene og fungere sammen med eksisterende økonomifunksjon.
Les behovsbeskrivelsen og rapportering.