Begynn med hva som faktisk er avtalt
En ubetinget pengegave, en øremerket gave, et verk til samlingen og en sponsoravtale med profilering er forskjellige hendelser. Beskriv giver eller avtalepart, hva som mottas, formål, eventuelle begrensninger og forventede motytelser.
Navnet «gave» bestemmer ikke alene regnskaps- eller avgiftsbehandlingen. La regnskapsfører vurdere grunnlaget. Ikke lov giveren skattefradrag uten at institusjonen og gaven faktisk oppfyller de aktuelle vilkårene.
Et tenkt sponsorforløp
En institusjon mottar 100 000 kroner etter avtale om profilering og et lukket formidlingsbesøk. Registrer begge leveransene med ansvarlig og dato. En innbetaling betyr ikke at institusjonen er ferdig med avtalen.
| Kontrollspor | Hva det viser |
|---|---|
| Finansiering | Beløp, utbetaling og eventuelle vilkår |
| Leveranse | Profilering, besøk eller annet avtalt innhold |
| Kostnad | Arbeid og ressurser som kreves for å levere |
| Godkjenning | Hvem som bekrefter at forpliktelsen er oppfylt |
En tilsynelatende stor avtale kan ha et lavere bidrag når formidlingsarbeid, lokale og administrasjon tas med.
Samlingsgaver følger faglig mottaksprosess
Fagansvarlige vurderer mottak, eierskap, dokumentasjon og langsiktige konsekvenser. Økonomi må få nødvendig grunnlag og fremtidige ressursbehov, uten at verdsettelse eller faglige beslutninger overlates til et automatisk importfelt.
Hvis giveren øremerker pengene, må bruk og rest følges mot formålet. Ved endret tiltak avklares vilkårene før midler flyttes. Bevar avtalen og eventuell godkjenning med samme prosjektspor.
Les øremerking og samlingskostnader.