Kapasitet må ha en definert måleenhet
Hyllemeter, pallplass, skap, rom og klimasoner kan være relevante for forskjellige samlinger. Velg enheter som fag- og driftsansvarlige faktisk bruker. Ikke lag én gjennomsnittlig «kostnad per objekt» når et lite dokument og en stor maskin krever helt ulike ressurser.
Et tenkt magasin har 1 000 brukbare hyllemeter, 850 i bruk og et planlagt mottak på 200. Det mangler minst 50 før eventuell nødvendig arbeids- og sikkerhetsmargin. Budsjettet må ta med løsningen før mottaket aksepteres.
Del kostnadene i to
| Midlertidig prosjekt | Løpende drift |
|---|---|
| Kartlegging og flytteplan | Leie og energi |
| Emballasje og transport | Tilsyn og vedlikehold |
| Merking og plassering | Forsikring etter faktisk avtale |
| Kontroll ved innflytting | Varig data- og tilgangsforvaltning |
Regnskapsmessig behandling av innkjøp og investeringer vurderes særskilt. Denne inndelingen er et styringsgrep, ikke en bokføringsfasit.
Gjør flytting kontrollerbar
Bruk flyttelister med objekt- eller gruppereferanse, avsenderplass, mottakerplass og ansvarlig bekreftelse. Økonomi trenger prosjekt og leverandørgrunnlag; fagregisteret beholder plasshistorikken.
Før flytteprosjektet lukkes, må ordinær driftsansvarlig ha overtatt rutiner, avtaler og kjente restoppgaver. Ellers kan prosjektet se ferdig ut mens nye kostnader fortsetter uten eier.
Se arkivmottak og ansvarsoverføring.