Åpningen er ikke prosjektets sluttdato
En utstilling har kostnader før åpning, gjennom visningsperioden og ved nedrigging. Lag planen med disse fasene, og behold en restprognose etter at publikum har kommet inn. Returtransport og tilbakeføring av rom kan være betydelige forpliktelser. En forlengelse må derfor endre både visningsplan og restkostnad. Låneeksemplet viser hvordan et transporttilbud erstattes uten at både gammel og ny returkostnad telles.
Et tenkt kunstmuseum planlegger 500 000 kroner i driftsbudsjett:
| Fase | Planlagt beløp |
|---|---|
| Innhold, lån og klargjøring | 120 000 |
| Transport og installasjon | 180 000 |
| Formidling og publikumsdrift | 140 000 |
| Nedrigging og retur | 60 000 |
Et budsjett som stopper ved åpning, utelater her 200 000. Hold også eventuelle innkjøp som skal brukes i flere utstillinger synlige for særskilt regnskapsmessig vurdering.
Før programmet vedtas, prøves utstillingen mot institusjonens årsplan.
Beslutningsgrunnlag før bygging
Avklar ferdig innhold, låneavtaler, tekniske krav, bemanningsbehov og kapasitet. Når en ny monterløsning foreslås, vurder både anskaffelsen og fremtidig vedlikehold. Fagansvarlig må godkjenne krav til objekthåndtering; økonomi skal ikke erstatte den vurderingen med laveste pris.
Billettinntekt planlegges i scenarioer. Skill besøkstall fra betalende besøk og gjennomsnittlig inntekt. En gratis skoledag kan være en viktig del av oppdraget uten å gi billettinntekt.
Følg bestilt og faktisk kostnad ved hver milepæl. En kostbar endring bør få en godkjent endringspost før leverandøren utfører den.
Bruk publikumsøkonomien når besøk og billettinntekter legges inn i scenarioene.