Samme samling kan støtte flere oppgaver
En naturhistorisk, vitenskapshistorisk eller teknologisk institusjon kan ha forskning, bevaring, utlån og formidling. Kostnadene bør kunne knyttes til aktiviteten som utløser dem. Besøkstall alene forklarer ikke ressursbehovet.
Et tenkt museum bestiller klargjøring av en objektsgruppe til utstilling. Eksterne tjenester er 60 000 kroner, emballasje 10 000 og intern tid 100 timer. Samtidig brukes samme magasin til løpende bevaring. Ikke legg hele magasinkostnaden på utstillingen bare fordi prosjektet er synlig akkurat nå.
Bruk faglig definerte enheter
| Ressurs | Nyttig økonomisk referanse |
|---|---|
| Tiltak på prøve- eller objektsgruppe | Prosjekt og fagregisterreferanse |
| Ekstern analyse eller klargjøring | Bestilling og godkjent leveranse |
| Felles magasin | Kostnadssted og kapasitetsplan |
| Utstilling | Egen produksjons- og driftsplan |
Fagansvarlig avgjør håndtering, kvalitet og hvilke oppgaver som kan gjennomføres. Økonomi følger ramme, bestillinger og dokumentasjon.
Ta med langsiktig kapasitet
Nye objekter eller prøver kan kreve både fysisk plass, dataforvaltning og kompetanse. Vis disse varige konsekvensene før et stort mottak eller prosjekt godkjennes. Et engangsbeløp kan dekke klargjøring uten å dekke senere drift.
Ved samarbeid med en forskningsenhet må kostnadsdeling og ansvar for rapportering avklares før fakturaene fordeles.
Les samlingskostnader og magasin.