Organisasjonsformen erstatter ikke aktiviteten
En forening som driver museum eller produserer kunst, trenger arbeidsflyten for den kulturaktiviteten. Medlemskap, styrearbeid og frivillige kommer i tillegg. Ikke bygg økonomien som om kontingent alene forklarer hele driften.
Et tenkt ideelt museum har 80 000 kroner i kontingent, 200 000 i øremerket prosjektstøtte og 100 000 i billettinntekter. Styret bør se disse tre sporene hver for seg. Prosjektstøtten er ikke automatisk fri dekning for et underskudd i butikken.
Skill roller og godtgjørelse
| Rolle | Grunnlag som må avklares |
|---|---|
| Styret | Fullmakter, vedtak og oppfølging |
| Ansatt | Arbeidsforhold og lønnsgrunnlag |
| Oppdragstaker | Faktisk oppdragsforhold og leveranse |
| Frivillig | Oppgaver, utlegg og eventuell særskilt godtgjørelse |
Vurder skattemessig og lønnsmessig behandling ut fra de faktiske forholdene. Ikke bruk «frivillig» som standardetikett for betalt arbeid eller anta at alle utbetalinger er skattefrie.
Gjør bytte av kasserer mulig
Bruk virksomhetens kontoer og navngitte tilganger. Oppbevar vedtak, bilag, avtaler og åpne oppgaver slik at neste ansvarlige kan overta. En privat e-postkonto eller et personlig regneark skal ikke være eneste sted organisasjonen har dokumentasjon.
Rapporter både økonomisk ramme og faktisk kulturleveranse til styret. Avvik må få ansvarlig og en beslutning, ikke bare et tall i referatet.
Se utlegg og overlevering.
Gaver kan ha egne forpliktelser
Før mottak må dere avklare formål, begrensninger og eventuell motytelse. Bruk gave- og sponsorsporet slik at styret kan se hva institusjonen fortsatt skal levere.