Kunden kan være en hel institusjon
Et fagbibliotek kan kjøpe tilgang for flere avdelinger eller institusjoner. Definer hvem avtalen dekker og hvem som har budsjettansvar. Antall brukerkontoer er ikke alltid avtalens prismål; bruk leverandørens faktiske vilkår.
Et tenkt konsortium deler en lisenskostnad på 600 000 kroner. En intern fordelingsmodell gir 300 000 til institusjon A, 180 000 til B og 120 000 til C. Bevar godkjenning og versjon av fordelingsnøkkelen.
Lag en fornyelsesoversikt
| Felt | Bruk |
|---|---|
| Avtalepart og dekkede enheter | Hindrer at tilgang og betaling fordeles feil |
| Periode og oppsigelsesdato | Gjør vurdering mulig før binding |
| Pris og valuta | Gir en realistisk budsjettprognose |
| Kostnadsbærere | Forklarer intern fordeling |
| Tilgang etter opphør | Avklarer videre bruk og arkivbehov |
Test opphør før fornyelse
Hvilken tilgang beholdes, hvilke data må eksporteres og hvem skal håndtere brukerhenvendelser? En lavere pris er ikke nødvendigvis et bedre valg hvis det krever dyr manuell drift eller mister nødvendig historisk tilgang.
Prosjektfinansierte kjøp må følges mot prosjektets periode og vilkår. En forskningsgruppe kan ikke uten videre overføre en langsiktig lisensforpliktelse til bibliotekets ordinære ramme.
Hva betaler de tre institusjonene faktisk for?
Fordelingen 300 000, 180 000 og 120 000 kroner tilsvarer 50, 30 og 20 prosent. Det er ikke nødvendigvis den riktige nøkkelen for hvert produkt. En felles grunnpakke kan deles etter avtalt nøkkel, mens en ressurs bare én institusjon bestiller, belastes den institusjonen direkte. Skill også mellom hvem som betaler leverandøren og hvem som etter avtalen skal bære kostnaden.
Anta at konsortiet fornyer grunnpakken til 660 000 kroner og institusjon B bestiller en separat fagressurs for 90 000 kroner. Den nye pakken og særbestillingen er godkjent, og den samme fordelingsnøkkelen beholdes for fellesdelen.
| Kostnadsbærer | Fellespakken | Særbestilling | Samlet ramme |
|---|---|---|---|
| A, 50 prosent | 330 000 kr | 0 kr | 330 000 kr |
| B, 30 prosent | 198 000 kr | 90 000 kr | 288 000 kr |
| C, 20 prosent | 132 000 kr | 0 kr | 132 000 kr |
| Sum | 660 000 kr | 90 000 kr | 750 000 kr |
Hvis de opprinnelige budsjettene fortsatt er 300 000, 180 000 og 120 000 kroner, er samlet udekket økning 150 000 kroner: 30 000 hos A, 108 000 hos B og 12 000 hos C. B må dermed godkjenne både sin andel av fellesøkningen og sin egen bestilling. Et samlet ja til «fornyelse» er for upresist.
Dokumenter hvilken versjon av nøkkelen som gjelder for hvilken periode. Antall brukerkontoer, nedlastinger og faglig behov er ulike mål. Ikke bytt fordelingsnøkkel i ettertid bare fordi én institusjon fikk lav bruk i en måned. Endringen må vurderes og godkjennes før den anvendes på neste avtaleperiode.
Skill fakturabetaling fra kostnad og videreoppgjør
Dersom A etter avtalen betaler leverandørens samlefaktura på 750 000 kroner, må oversikten samtidig vise Bs andel på 288 000 og Cs på 132 000. At A har betalt hele beløpet, betyr ikke at hele beløpet er As endelige kostnad. Rutinen for videreoppgjør må være avklart mellom partene, og bokførings- og avgiftsbehandlingen vurderes ut fra det faktiske avtaleforholdet.
Interne avdelinger i én juridisk enhet og flere selvstendige institusjoner er forskjellige situasjoner. Interne fordelingsposter må ikke uten videre behandles som eksterne kundefakturaer. Registrer part, juridisk enhet, kostnadsbærer, godkjenning og dokumentreferanse før systemflyten settes opp.
Når en institusjon vil ut, kontroller om leverandørprisen faktisk går ned. En uendret minimumspris på 660 000 kroner kan ikke deles på de gjenværende deltakerne uten en ny finansieringsbeslutning. Opphør av lokal bruk er ikke automatisk opphør av en felles betalingsforpliktelse.
Fornyelse med valuta og prosjektmidler
For en avtale i utenlandsk valuta bør prognosen vise avtalt valutabeløp, valgt plankurs, tidspunkt for betaling og en egen følsomhet. Et tilbud på 50 000 valutaenheter med plankurs 12 gir 600 000 kroner. Ved kurs 12,60 blir kontantbehovet 630 000 kroner før eventuelle gebyrer: 30 000 mer uten prisøkning fra leverandøren. Bruk ikke samme valutavirkning både i leverandørprisen og som et separat tillegg.
Hvis en forskningsgruppe finansierer en avgrenset ressurs ut juni, mens biblioteket binder seg ut desember, må noen eie finansieringen etter juni. Avklar før bestilling om avtalen kan deles, om biblioteket overtar restperioden eller om kjøpet skal endres. Prosjektets sluttdato avslutter ikke i seg selv leverandøravtalen. Se øremerkede midler.
Beslutningen må tåle at en nøkkelperson slutter
En fornyelsesbeslutning bør vise valgt produkt og omfang, total forpliktelse, fordeling, forfallsplan og ansvarlig for tilgang. Legg ved alternativet som ble vurdert: avslutte, redusere dekning, bytte ressurs eller beholde. Beskriv kostnaden ved overgang og hva som skjer med historisk tilgang ut fra den konkrete avtalen.
Før første nye faktura godkjennes, kontroller at de bestilte enhetene faktisk har tilgang og at særbestillingen ikke er gjemt i en felleslinje. Ved manglende tilgang registreres et leveranseavvik og avtaleforvalter følger opp leverandøren. Betaling eller tilbakehold avgjøres etter avtalen og fullmaktene, ikke av en automatisk importregel.
Se biblioteklisenser og felleskostnader.