Gi hver milepæl et observerbart sluttpunkt
«Ved levering» er ofte for lite presist. Beskriv hvilken fil, versjon, dokumentasjon eller aktivitet kunden skal motta, hvem som kan godkjenne og hvordan innvendinger håndteres. Skjermdump av en sendt fil er ikke nødvendigvis kundens aksept.
Et tenkt lydprosjekt er avtalt til 90 000 kroner:
| Milepæl | Avtalt andel i eksemplet | Grunnlag |
|---|---|---|
| Bestilling | 30 % | Signert ordre |
| Godkjent prøve | 40 % | Navngitt godkjenner og versjon |
| Endelig leveranse | 30 % | Leveringsliste og aksept |
Beregn når pengene faktisk kan komme inn etter avtalte betalingsfrister, ikke bare datoen fakturaen sendes.
Hold forskudd synlig
Før en oversikt som viser avtalt betaling, fakturert, innbetalt og gjenstående leveranse. Regnskapsfører vurderer behandlingen ut fra avtalen og faktisk levering. En innbetaling før oppstart er ikke i seg selv bevis på at hele inntekten er opptjent.
Når kunden ber om mer arbeid før godkjenning, må prosjektleder avgjøre om det ligger innenfor bestillingen. Avklar tillegg skriftlig før nytt arbeid starter. Ellers kan siste betaling bli bundet til en leveranse som stadig vokser.
Ved uenighet
Skill den omstridte delen fra ubestridt leveranse i oppfølgingen. Bevar versjoner og kommunikasjon. Ikke endre fakturagrunnlaget bakover uten et dokumentert korrigeringsspor.
Les endringsordre og fakturering.