Fakturaen skal bygge på en kontrollert hendelse
Registrer kontraktspart, ordre, leveransebeskrivelse, prisgrunnlag og nødvendig kundereferanse. Knytt til leveransebekreftelse eller avtalt faktureringsmilepæl. «Arbeid denne måneden» er svakt grunnlag når kunden skal kontrollere flere prosjekter.
Et tenkt oppdrag består av avtalt produksjon til 40 000 kroner og et godkjent tillegg til 6 000 kroner. Vis dem som sporbare deler av grunnlaget. Da kan kunden kontrollere både opprinnelig ordre og den senere bestillingen.
Kontroller før sending
- Er riktig juridisk kunde identifisert, ikke bare et merkenavn?
- Har kunden gitt nødvendig bestiller- eller prosjektreferanse?
- Er leveransen innenfor signert avtale eller godkjent tillegg?
- Er regnskaps- og avgiftsbehandlingen avklart for den faktiske leveransen?
- Er eventuell tidligere forskuddsbetaling synlig i oversikten?
For offentlig kunde må format og mottakskrav avklares med kunden. At et system kan sende en faktura, betyr ikke at bestillingsreferansen eller leveransegrunnlaget er riktig.
Rett med spor
En feil faktura håndteres med nødvendig korreksjonsdokumentasjon og kobling til originalen. Ikke overskriv sendt grunnlag slik at historikken forsvinner. Hold kunden orientert om hva som er rettet.
Følg ubetalte krav med tydelig status: ikke forfalt, forfalt, omstridt eller under avklaring. En omstridt leveranse trenger annen oppfølging enn en kunde som bare mangler korrekt referanse.
Les endringsordre og milepæler.