Fire forskjellige hendelser
Et signert forskudd, en betaling, en opptjent rettighetsinntekt og en motregning er forskjellige hendelser. Bruk separate datoer og dokumenthenvisninger. Da kan økonomiansvarlig forklare både kontantbehov og hvor mye som gjenstår å avregne.
Tenk et forlag som avtaler 30 000 kroner ved signering og 20 000 ved godkjent manus. Bare første milepæl er nådd. Ikke legg begge betalingene inn som om de allerede er gjennomført. Planen kan vise hele forpliktelsen, mens bankavstemmingen viser det som faktisk er betalt.
| Oversikt per verk | Hva den svarer på |
|---|---|
| Avtalt ramme og milepæler | Hva kan forfalle senere? |
| Faktisk utbetalt | Hva gikk ut av banken? |
| Opptjent etter avtalen | Hva gir salgsgrunnlaget? |
| Motregnet beløp | Hva er allerede utlignet? |
| Gjenstående forskudd | Hva må følges opp videre? |
Når prosjektet endres
Stans automatisk utbetaling når en milepæl er utsatt eller omstridt. Be om skriftlig avklaring av ny dato og leveranse. En ny betaling skal ikke oppstå bare fordi en gammel plan fortsatt ligger i systemet.
Ved avbrutt bokprosjekt må avtaleansvarlig avklare rettigheter og eventuelle tilbakebetalingsspørsmål. Regnskapsfører vurderer bokføringen på grunnlag av dokumentasjonen; en prosjektleder bør ikke bare slette restbeløpet for å få rapporten ryddig.
Månedens kontroll bør ha én navngitt eier for forskuddslisten. Avstem summen mot regnskapsgrunnlaget og merk åpne vurderinger med beløp og neste handling.
Les royaltyoppgjør og prosjektendringer.