Tilgang og bruksrett må beskrives hver for seg
Et byrå kan gi løpende tilgang til en strøm av saker, mens kundens bruk reguleres av en egen avtale. Andre kunder kjøper en enkeltpakke. Lag en kundematrise som viser hvilke kanaler, geografier og perioder som faktisk er avtalt.
Et tenkt byrå har tre kunder. A betaler fast for lokal bruk, B betaler per bilde, og C har en avtalt pakke med spesialproduserte saker. Samme eksportfil bør ikke automatisk bli fakturagrunnlag for alle.
| Modell | Grunnlag for kontroll |
|---|---|
| Fast tilgang | Aktiv avtale og faktisk tilgjengelig periode |
| Betaling per bruk | Identifisert innhold, registrert bruk og avtalt pris |
| Spesialproduksjon | Godkjent bestilling, leveranse og eventuelle tillegg |
Fang opp bruk uten å samle unødvendige data
Avtal hvilke hendelser som er nødvendige for fakturering og oppfølging. Registrer innholds-ID, kundeavtale og tidspunkt, ikke en omfattende leserprofil når oppgaven bare er å dokumentere en kundeleveranse.
Ved bytte av distribusjonsløsning må historiske identifikatorer følge med. Ellers kan samme bilde få to ID-er, eller en ny kundekonto kobles til feil avtale. Test også opphør: leveransen må stoppe der den skal, mens dokumentasjonen av tidligere leveranser beholdes etter avtalt rutine.
Uavklarte bruksrettigheter sendes til rettighetsansvarlig. Økonomi kan dokumentere et avvik og beregne et avtalt tilleggsvederlag, men skal ikke gjette rettighetsomfanget.
Et månedsoppgjør med tre ulike prismodeller
Eksempel: Byrået avslutter april med disse kundeavtalene.
| Kunde | Avtalt modell | Kontrollert grunnlag | Fakturagrunnlag |
|---|---|---|---|
| A | Fast tilgang, inkludert 40 bildebruk | 43 godkjente bruk, 250 kroner per bruk over pakken | 12 750 kr |
| B | 400 kroner per bildebruk | 18 unike, godkjente bruk | 7 200 kr |
| C | Fire bestilte spesialsaker til 5 000 kroner | Tre levert og godkjent, én utsatt | 15 000 kr |
| Sum | 34 950 kr |
For A er fastbeløpet 12 000 kroner og tillegget 3 × 250 = 750 kroner. For B inneholdt råfilen 21 rader: to var dubletter av samme bruk og én lå utenfor avtalt kanal. De to dublettene tas ut. Bruken utenfor kanalen legges til avklaring og inngår ikke i de 18 godkjente brukene. For C gjenstår en bestilling på 5 000 kroner; den er ikke fakturagrunnlag i april etter eksempelavtalen.
34 950 kroner er godkjent fakturagrunnlag, ikke bankinnbetaling eller en ferdig konklusjon om regnskapsmessig inntektsføring. Åpne poster og periodisering behandles i den ordinære månedsavslutningen. En bestilt sak og en uavklart bruk må fortsatt være synlige selv om de ikke faktureres nå.
Bevar identiteten fra bruk til fakturalinje
En praktisk kontrollpost kan inneholde kunde A, avtale A-07 versjon 2, innhold IMG-184, bruks-ID PUB-902, kanal, bruksdato og oppgjørsperiode. Bruks-ID identifiserer publiseringshendelsen; innholds-ID identifiserer materialet. To lovlige publiseringer av samme bilde kan derfor ha ulike bruks-ID-er. En ny eksport av samme hendelse skal beholde den opprinnelige identiteten.
Før fakturaen opprettes, lagres hvilken avtaleversjon og hvilke bruksposter hver linje bygger på. Ikke overskriv aprilgrunnlaget når en pris endres fra mai. Bevar også avviste poster med årsak og ansvarlig, slik at avviket blir løst fremfor bare å forsvinne fra neste fil.
Ved filimport bør kontrollsummene vise både antall råposter, dubletter, godkjente poster og uavklarte poster. At totalsummen ligner forrige måned, er ikke nok. Se kontrollert filimport.
Rettelser, forsinket rapportering og kundetvister
Hvis B senere dokumenterer at én av de 18 brukene var rapportert på feil kunde, reduseres det godkjente grunnlaget med 400 kroner. Før fakturering kan oppgjøret få en ny godkjent versjon. Etter fakturering håndteres rettelsen som et dokumentert korrigeringsbilag med referanse til opprinnelig faktura. Ikke slett den gamle bruken og la neste eksport skape den på nytt.
En rettet nyhetssak er heller ikke automatisk en ny betalingspliktig levering. Avklar om avtalen priser sak, versjon, publisering eller tilgang. Ved sen rapportering registreres både faktisk bruksdato og hvilken oppgjørsperiode rettelsen tas med i. Dette gjør forskjellen mellom aprilaktivitet og maifakturering forståelig.
Hold rettighetsspørsmålet åpent til avtaleansvarlig har avklart det. Uavklart bruk er verken automatisk gratis eller automatisk et pristillegg. Ved kundetvist kan en ubestridt del faktureres separat dersom avtalen og økonomirutinene gir grunnlag for det. Resten får en eier, dokumentasjon og neste vurderingsdato.
Avslutt tilgang og oppgjør hver for seg
Ved oppsigelse kontrolleres siste tilgangsdag, siste rapporteringsfrist og eventuelle gjenstående bestillinger. Kundekontoen skal ikke fortsette å levere nytt innhold fordi en fakturatvist er åpen. Samtidig må avtalte økonomiske referanser og tidligere oppgjør være tilgjengelige for rettelser. Test derfor både stans i ny levering og uthenting av et gammelt fakturagrunnlag før distribusjonssystemet byttes.
Les rettighetsregisteret og tilgangsstyring.