Fakturaen kommer ofte etter beslutningen
En bindende bestilling bruker ramme selv om leverandøren ikke har fakturert. Registrer leverandør, prosjekt, innhold, avtalt beløp og godkjenner når bestillingen gjøres. Bruk prisramme eller estimat med tydelig status når endelig beløp ikke er kjent.
Et tenkt prosjekt har 100 000 kroner igjen i godkjent budsjett. Det er allerede bestilt trykk til 60 000 og transport til 15 000. Før neste kjøp er ubundet operativ ramme 25 000, ikke 100 000.
Tre kontroller før betaling
| Kontroll | Bekreftelse |
|---|---|
| Bestilling | Leverandør og vilkår er godkjent |
| Mottak | Vare eller tjeneste er levert i avtalt omfang |
| Faktura | Pris, referanse og beløp stemmer med grunnlaget |
For en faglig tjeneste bekrefter riktig fagansvarlig leveransen. Økonomi kan ikke godkjenne kvaliteten på en konservering eller masterfil bare fordi fakturabeløpet er riktig.
Behandle avvik eksplisitt
Ved prisøkning eller ekstraarbeid skal det være klart hvem som kan godkjenne. En leverandørfaktura er ikke automatisk bevis på at tillegget er bestilt. Dokumenter avklaringen før betaling eller videre arbeid.
Bevar leverandørens identitet og verifiser endret bankinformasjon via en kjent, trygg kanal. En e-post med nytt kontonummer er ikke tilstrekkelig kontroll i seg selv.
Se endringsordre og månedsavslutning.