Lag en forventningsliste, ikke et fantasibudsjett
Noter hvilke kilder som normalt sender avregning, avtalte eller opplyste perioder og hvem som følger opp. Ukjent fremtidig bruk legges som usikker prognose, ikke som bekreftet tilgodehavende bare fordi tidligere år hadde inntekter.
Et tenkt verk har rapportert 12 000 kroner fra én kilde, mottatt 8 000 på bank og har et uavklart restbeløp. Oversikten må vise rapportert beløp og bankbeløp hver for seg. Det er ikke nok å kalle hele posten «royalty».
Kontroller én kilde av gangen
- Er verk og mottaker korrekt identifisert?
- Hvilken bruks- og oppgjørsperiode gjelder rapporten?
- Er fradrag, tilbakehold og eventuell motregning forklart?
- Er samme rapport allerede behandlet eller erstattet av en ny versjon?
- Hvilken banktransaksjon eller hvilke delbetalinger hører til?
Bevar originalrapporten. En rettelse bør vise hvilken tidligere avregning den erstatter, ikke overskrive historikken uten spor.
Fordel først når grunnlaget er kontrollert
Hvis flere parter deler inntekten, bruk avtalt fordelingsnøkkel og dokumenter eventuelle forskjeller mellom inntektskildene. En eierandel i én master er ikke automatisk samme andel i alle rettigheter til verket.
Bruk en egen avviksliste for ukjente verk og manglende perioder. Det hindrer at uavklarte beløp blir borte i en generell inntektskonto og aldri følges opp.
Les rettighetsregisteret og valuta.