Knytt korreksjonen til opprinnelig kjøp
En tilbakebetaling skal ha kobling til kunde, betalings-ID, produkt og periode. Skriv også grunnen: feilbelastning, avtalt avkorting, endret leveranse eller annen avklart årsak. Ikke la en fri tekst «goodwill» erstatte dokumentasjonen av hva som er korrigert.
Et tenkt årsabonnement på 1 200 kroner avsluttes etter en konkret avtale om å refundere fire ikke leverte måneder. Den interne beregningen blir 400 kroner.
Avslutt både penger og leveranse
- Kundeservice dokumenterer avtalen om beløp og sluttdato.
- Økonomi kontrollerer opprinnelig betaling og nødvendig korreksjonsdokumentasjon.
- Tilbakebetalingen utføres gjennom riktig kanal med kontroll av mottaker.
- Abonnementssystemet oppdaterer perioden og tilgangen.
- En annen person kontrollerer at saken ikke fortsatt ligger som aktiv refusjon.
Hvis kortrefusjonen feiler, behold saken som åpen. Ikke marker den som betalt ut fordi forespørselen ble sendt til leverandøren. Ved bankutbetaling skal kontoinformasjonen verifiseres gjennom en trygg avtalt kanal.
Avstem etterpå
Kontroller at kreditert beløp, faktisk utbetalt beløp og oppdatert leveranseplan stemmer. Noter eventuelle forskjeller i gebyr og valutakurs separat. Oppsummer refusjonsårsaker månedlig; mange like feil kan skyldes en prisregel eller en feil i fornyelsen.
Les fornyelsesavvik og oppgjørskontroll.
Når en hel utgivelse avsluttes, bruk avslutningsplanen til å koordinere kundene og driften.