Beskriv inntektene før du lager produktlisten
En fotograf kan få betalt for produksjon og avtalt bruk. En forfatter kan ha forskudd, royalty og formidling. Et museum kan kombinere støtte, billettinntekter og butikk. Del opp disse inntektene, og beskriv hvem som er kontraktspart og hva som faktisk leveres.
Dette er grunnlaget for kunderegister, fakturering, prosjektstruktur og avgiftsvurdering. Ett generelt produkt kalt «kultur» er sjelden tilstrekkelig. Bruk avgiftsavklaringen når ulike leveranser skal inn i samme system.
Samle det regnskapsføreren trenger
Du trenger ikke ferdige rapporter før første samtale. Begynn med virksomhetens opplysninger, bank, aktive avtaler, systemer og planlagte utbetalinger. Ved eksisterende aktivitet trengs også kontrollert inngående grunnlag og en oversikt over det som ikke er avklart.
| Din inntektsmodell | Ha dette tilgjengelig |
|---|---|
| Kundeoppdrag | Tilbud, ordre, leveringsplan og avtalte betalinger |
| Forlag eller medier | Utgivelser, distribusjonsavtaler, abonnementsperioder og forskudd |
| Kunst og rettigheter | Verk, avtalepart, oppgjørskilder og eventuelle verk hos andre |
| Tilskuddsprosjekt | Vedtak, godkjent budsjett, periode og rapportkrav |
| Ansatte eller andre medvirkende | Faktiske roller, avtaler og plan for godtgjørelse |
Prøv én liten leveransekjede
Velg et representativt oppdrag, ikke bare det enkleste kjøpet. Tenk en lydprodusent som har avtalt en serie til fast pris, kjøper eksternt etterarbeid og får et ønske om en ekstra versjon.
Først registreres ordre, pris, prosjekt og avtalte betalingspunkter. Innkjøpet knyttes til samme prosjekt og godkjennes av den som kjenner bestillingen. Tillegget beskrives og godkjennes før det utføres. Ved fakturering kan økonomi finne leveransebekreftelsen. Når betalingen kommer, avstemmes den mot kravet.
Prøven skal vise at du finner dokumentet fra økonomiposten, og at hver uavklart sak har en ansvarlig. Hvis koblingen mangler allerede her, vil mer volum gjøre problemet større.
Velg en arbeidsdeling som passer hverdagen
Du kan sende fakturaer og levere bilag selv, mens regnskapsføreren tar bokføring, avstemming og avslutning. Har du ansatte, avtal hvem som samler og godkjenner lønnsgrunnlaget. Har du prosjektledere, avtal hvem som bekrefter bestilt rest og fremdrift.
Skriv hvilke datoer som gjelder for levering av grunnlaget, og hvor spørsmål skal samles. Unngå parallelle versjoner i en privat innboks, et regneark og en portal uten at noen vet hvilken som gjelder.
Altinns veiledning om bilag er et utgangspunkt når du avklarer hva som skal følge med transaksjonene. Legg til den bransjespesifikke sammenhengen: verk, oppdrag, periode eller finansiert tiltak.
Ta den første måneden som en prøve på rutinen
Kontroller at alle kilder er mottatt, at betaling og leveranse kan skilles, og at rapporten viser det du trenger for neste beslutning. En manglende distributørrapport eller et uavklart forskudd skal være synlig, ikke skjules i en sum som ser ferdig ut.
Se månedsavslutning. Trenger du hjelp til å komme i gang, kan du kontakte Semor. Er problemet overtakelse av eksisterende regnskap, bruk bytteguiden.