Avklar hvem som inngår avtalen
En representant kan formidle et oppdrag, forhandle innenfor en fullmakt eller være kontraktspart i en egen leveranse. Disse rollene må avklares før faktura- og oppgjørsflyten settes opp. At pengene kommer til representantens konto, avgjør ikke alene hvem som har opptjent hele beløpet.
Registrer artist, bestiller, representasjonsavtale, oppdragsavtale og fullmakt. Avtaleansvarlig avklarer partenes rettigheter og ansvar. Regnskapsfører vurderer økonomisk behandling på det dokumenterte grunnlaget.
Beregn provisjon etter riktig avtale
Et tenkt oppdrag gir artisten et avtalt vederlag på 50 000 kroner. Representasjonsavtalen i eksemplet gir 10 prosent av akkurat dette honoraret, mens dokumenterte reiseutgifter på 8 000 holdes utenfor grunnlaget. Provisjonen blir da 5 000 kroner.
| Post | Hva som må kunne forklares |
|---|---|
| Artistvederlag | Oppdrag, leveranse og kontraktspart |
| Reise eller andre tillegg | Hvem som har kostnaden og hva avtalen dekker |
| Provisjon | Avtaleversjon, grunnlag og beregning |
| Mottatt betaling | Betalingsreferanse og hvem beløpet tilhører |
| Videre oppgjør | Mottaker, fradrag, forfall og rest |
Unngå at totalinnbetaling blir automatisk omsetning
Hvis representanten mottar beløp på vegne av andre, må pengenes rolle og nødvendige rutiner vurderes før de håndteres. Ikke bygg et standardoppsett som gjør alle gjennomstrømmende beløp til representantens egen inntekt. Avklar også hvem som utsteder dokumentasjon og hvem som bærer risiko ved manglende kundebetaling.
Avstem oppdrag for oppdrag. Et netto bankbeløp uten spesifikasjon gjør det vanskelig for både artist og representant å kontrollere provisjon og restkrav.
Ved avlysning må avtalegrunnlaget avgjøre hva som kan kreves og om provisjon følger samme regel. Ved avsluttet representasjonsforhold trengs en oversikt over åpne oppdrag og senere inntekter som fortsatt skal avregnes etter avtalen.
Les utøveroppdrag og oppgjørsavstemming.