Utsendt er ikke det samme som solgt
For kunstneren må hvert verk kunne følges fra atelier til galleri, kjøper eller retur. Gi verket en identifikator med tittel, teknikk, avtalt pris og fysisk plassering. Bevar mottaksbekreftelse og kommisjonsavtale, og registrer retur eller skade mot samme verk.
Tre verk sendes til et galleri i et tenkt eksempel. Etter utstillingen er K-01 solgt, K-02 returnert og K-03 fortsatt hos galleriet. Kontrollregnestykket er tre utsendte minus ett solgt og ett returnert: ett skal fortsatt finnes hos galleriet. Et solgt verk kan ha et utestående pengeoppgjør selv om det ikke lenger inngår i den usolgte beholdningen.
| Verk | Fysisk status | Økonomisk oppfølging |
|---|---|---|
| K-01 | Levert til kjøper | Salgspris, delbetaling og kunstneroppgjør |
| K-02 | Returnert til kunstner | Returbekreftelse, stand og eventuelle transportkostnader |
| K-03 | Bekreftet hos galleri | Fortsatt usolgt, plassering og avtalt returfrist |
Et deloppgjør med senere prisendring
Anta en avtalt salgspris på 30 000 kroner og galleriandel på 40 prosent, altså 12 000. Kunstnerens andel er 18 000.
Eksempelavtalen fordeler innbetalingene løpende med samme 40/60-nøkkel. Kjøper betaler først 18 000 kroner. Av dette er 7 200 galleriets andel og 10 800 kunstnerens. Før rabatt eller andre endringer gjenstår 12 000 fra kjøper, hvorav kunstnerens andel er 7 200.
Partene godkjenner deretter en prisreduksjon på 3 000 kroner som etter avtalen fordeles med samme nøkkel. Den reviderte oversikten blir:
| Post | Galleri | Kunstner | Sum |
|---|---|---|---|
| Opprinnelig salgsfordeling | 12 000 kr | 18 000 kr | 30 000 kr |
| Godkjent reduksjon | −1 200 kr | −1 800 kr | −3 000 kr |
| Ny samlet fordeling | 10 800 kr | 16 200 kr | 27 000 kr |
| Andel av første innbetaling | 7 200 kr | 10 800 kr | 18 000 kr |
| Gjenstår fra kjøper | 3 600 kr | 5 400 kr | 9 000 kr |
Dette regnestykket forutsetter at de første 18 000 ikke tilbakebetales, og at sluttbetalingen reduseres fra 12 000 til 9 000. Bevar den godkjente prisendringen sammen med salgs- og oppgjørsdokumentene. En annen avtale kan la galleriet bære hele rabatten; da må fordelingen beregnes annerledes.
Kunstnerens bank skal kontrolleres separat
Andelen på 10 800 fra første innbetaling er ikke bevis på at kunstneren har fått pengene. Hvis banken viser 10 300, står 500 åpent mot det forventede deloppgjøret. De 5 400 som avhenger av kjøperens sluttbetaling, er et annet oppfølgingspunkt etter eksempelavtalen. Ikke slå sammen de to restene til én uforklart differanse.
Et fradrag for transport, forsikring eller andre ytelser må ha avtalegrunnlag og dokumentasjon. Ikke kall de manglende 500 et gebyr bare for å få avstemmingen til å gå opp. Følg avviket med verks-ID, salgsreferanse, oppgjørsreferanse og ansvarlig. Oppgjørsguiden viser hvordan betalingsrester holdes åpne.
Avklar rabatt, retur og usolgte verk før utstillingen lukkes
Be galleriet bekrefte verklisten regelmessig, også når det ikke har vært salg. Avklar hvem som kan godkjenne rabatt, om betaling er mottatt, når kunstneren skal avregnes og hvem som følger opp en kjøper som ikke betaler. Dokumenter utleveringsbeslutningen etter den faktiske avtalen; økonomisystemets salgsstatus alene er ikke en instruks om fysisk levering.
Hvis et solgt verk returneres, må både verkets nye plassering, eventuell tilbakebetaling og reversert fordeling følges. En fysisk retur sletter ikke automatisk et gammelt oppgjør. For usolgte verk dokumenteres mottak og stand ved retur uten å opprette et fiktivt salg.
Verk som lånes til en institusjon uten å være satt til salg, trenger et annet kostnads- og returspor. Se innlån og utlån. For et nytt verk bestilt av kunden brukes i stedet kunstoppdragets budsjett og milepæler.
Bevar avtalereferansene i verk- og rettighetsregisteret. Det gir et spor fra det fysiske verket til avregningen uten å gjøre en galleriliste til bevis for hva som er betalt.