Finansiering er mer enn en totalsum
Gi hver kilde egen status: søkt, innvilget, akseptert, utbetalt eller avklart sluttoppgjør. Knytt vilkårene til prosjektets aktivitets- og kostnadsplan. En søknad på 200 000 kroner er ikke tilgjengelige penger.
Et tenkt filmprosjekt har et driftsbudsjett på 600 000. Finansieringsplanen består av 250 000 i innvilget støtte, 200 000 i kundeavtale og 150 000 i egne midler. Hvis siste støttedel holdes tilbake til godkjent rapport, må kontantplanen vise hvordan sluttkostnadene finansieres i mellomtiden.
Behold sammenlignbarheten
Bruk samme kostnadskategorier i godkjent budsjett og prosjektoversikt, eller lag en dokumentert kobling. Ved flytting mellom kategorier må dere kunne vise både opprinnelig plan og godkjent endring.
Kulturdirektoratets råd om rapport og regnskap beskriver betydningen av et regnskap som kan sammenlignes med søknadsbudsjettet. Andre tilskuddsgivere har egne vilkår; bruk alltid prosjektets vedtak og avtalte rapportkrav.
Før neste bestilling
Kontroller at aktiviteten fortsatt ligger innenfor godkjent omfang, at finansieringen faktisk er bekreftet og at egeninnsats er dokumentert slik vilkårene krever. Ikke regn samme time eller faktura som fullfinansiert av flere kilder uten et avklart fordelingsgrunnlag.
Bevar spørsmål og godkjenninger fra tilskuddsgiver sammen med budsjettversjonen. En muntlig antakelse om at en endring er liten, er et svakt grunnlag ved sluttkontroll.
Les øremerkede midler og tilskuddsrapport.