Utgaven trenger en plan, abonnementet en periode
Et tidsskrift kan budsjettere per utgave og selge per år. Gi hver utgave et prosjektnummer for redaksjonelle kostnader, produksjon og porto. Behold abonnementets leveransehistorikk separat, slik at en forsinket utgave ikke forsvinner i en pen månedsrapport.
Et tenkt tidsskrift planlegger fire utgaver. Hver har 40 000 kroner i redaksjonelle og tekniske kostnader. I tillegg kommer årsdrift på 80 000. Kostnadsbudsjettet er 240 000. Hvis én utgave utsettes, reduseres ikke nødvendigvis årsdriften eller forpliktelsen overfor abonnentene.
Følg tre parallelle oversikter
- Utgaveplan: bestilte bidrag, manusfrister, produksjon, trykk og utsending.
- Økonomi per utgave: bestilt, fakturert, betalt og prognose for resten.
- Abonnementsansvar: hvilke utgaver den enkelte periode skal omfatte og hva som er levert.
Ved annonser skal avtalte innrykk følge utgaven. Flytting krever dokumentert avklaring med kunden; det er ikke bare en intern datoflytting.
Legg også utgavene inn i forlagets samlede utgivelsesplan. Hvis produktet skal stanses, følger avslutningsplanen hele utgivelsen.
Når planen sprekker
Gjør en ny prognose med allerede bestilte kostnader, ikke bare utbetalte beløp. Avklar om bidragsytere får ekstraarbeid, om trykkeriet tar endringskostnad og hvordan kundene informeres. Sett én eier for oppdatert utgaveplan.
En samlet årsrapport bør vise økonomi og antall leverte utgaver. Høy innbetaling i januar er ingen dokumentasjon på at årets leveranser er gjennomført.